RESPONSABILITÉS : 1/ Coordonner l'ensemble des activités de scolarité qui permettent de mettre en œuvre l'offre de formation proposée par le département : - Mobiliser, manager les 3 agents - Organiser la rentrée universitaire de son département : élaboration de l'emploi du temps des 850 étudiants inscrits (2020/2021) en travail collaboratif avec la direction enseignante du département et publication sur Celcat Live. - Programmer sur IGWeb le planning des groupes CM et/ou TD pour chacune des UE concernées - Organiser les inscriptions pédagogiques en lien avec les gestionnaires de cursus - Superviser le recueil des Modalités de Contrôle des Connaissances pour élaborer le document à faire voter et à publier - Elaborer l'ensemble des calendriers d'examens et les modalités d'organisation administrative et matérielle des épreuves 2/ Assurer la gestion administrative du département, de l'inscription des étudiants jusqu'à la délivrance du diplôme, en lien avec la direction du département et le RAF de l'UFR : - Collaborer aux réunions Vice-présidence aux moyens / direction du département pour l'évaluation annuelle du volume de la Dotation Globale Horaire du département. - Assurer la gestion de la DGH du département : saisie de la répartition prévisionnelle, saisie du réalisé, suivi du recrutement dématérialisé des Chargés d'Enseignement Vacataires. - Collaborer avec la Commission pédagogique lors de l'élaboration des nouvelles offres de formation pour porter les données de faisabilité administrative. - Préparer les conseils du département, y participer (convocations, préparation et communication des dossiers en examen) et rédiger le compte-rendu. 3/ Suivre la gestion financière du département, en lien avec la direction du département et la Responsable Administrative et Financière de l'UFR. - Calculer la répartition de l'enveloppe budgétaire annuelle (21 000 € en 2021) du département sur 1 Service Opérationnel - Suivre l'enveloppe budgétaire allouée au département sur les centres de coûts - Superviser ou établir des demandes d'achat à l'attention de la gestionnaire financière de l'UFR 4/ Contribuer à la communication interne et externe des activités du département - Communiquer et entretenir les relations avec les différents interlocuteurs internes et externes - Systématiser un mode de communication et d'information vis-à-vis du public étudiant: mise en ligne sur l'ENT, IRIS, site web du département - Participer à la création de supports de communication (flyers, affiches etc.) - Assurer un accueil physique, téléphonique et numérique PROFIL RECHERCHÉ : Savoirs : - Réglementation de base des domaines traités: scolarité, gestion administrative, financière, RH et savoir conduire un projet de composante - Règlementation et procédures de la scolarité - Fonctionnement de l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche - Règlementation régissant l'organisation de l'enseignement supérieur au regard des statuts des enseignants et enseignants-chercheurs Savoirs faire : - Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques en fonction du domaine d'activité : APOGEE, CELCAT, SAGHE, CELCAT Live, Ksup - Concevoir des tableaux de bord - Maîtriser la communication écrite et orale : être capable de rédiger des textes adaptés aux interlocuteurs auprès desquels ils seront communiqués - Manager, mobiliser et coordonner - Assurer un rôle de veille, de contrôle et de conseil administratif auprès de la direction du département Savoir-être : - Rigueur et de fiabilité - Hiérarchisation des priorités - Autonomie - Organisation - Réactivité face aux imprévus - Bon relationnel - Capacité à construire un réseau relationnel et de l'utiliser comme aide et support à son activité - Adaptabilité