Placé sous la responsabilité de la Directrice du Pôle Bâtiments, l'agent sera chargé des missions suivantes : -1/ Accueil - Accueil physique et téléphonique - Réception des colis et gestion des clés aux entreprises extérieures 2/ Gestion administrative et financière - Gestion des mails du pôle bâtiments - Préparation et suivi du budget en fonctionnement et investissement, en lien avec la hiérarchie - Réalisation des bons de commande - Vérification et paiement des factures - Création, saisie et suivi des tableaux de bord du service - Affectation des demandes d'intervention ou dépannage dans le logiciel Astech, suivi, traitement et valorisation des interventions et dépenses, - Suivi administratif et financier des dépannages réalisés par les entreprises - Préparation des éléments pour les dépôts de plainte - Suivi et facturation des sinistres 3/ Assistance à l'organisation - Référent RH pour les agents du Pôle Bâtiments - Suivi des congés et heures supplémentaires des agents - Réalisation du planning d'astreintes bâtiments - Préparation des variables de paie (heures de nuit ou HS) pour les agents - Etablissement des déclarations d'accidents du travail avec les agents Les indispensables: Maîtrise du Pack Office (word, excel, powerpoint), Notion de base en Marchés publics, Notion sur les dépannages et travaux réalisés en maintenance Connaissances et compétences - Qualités rédactionnelles - Maîtrise ou facilité d'adaptation aux logiciels métiers (CIRIL / AS TECH) - Comptabilité publique - Techniques de classement et d'archivage papier et numérique - Affectation d'une demande de dépannage à un atelier en fonction de la demande - Classement des dossiers et des documents numériques et papiers - Appréhension du caractère d'urgence des informations à transmettre - Vérification de la conformité des procédures administratives - Gestion des agendas de l'équipe et des prises de rendez-vous en fonction des priorités et échéances Le poste nécessite: le sens de l'accueil, relationnel, le sens de l'organisation, prise d'initiative, rigueur et autonomie Horaires : 7h30 -15h45 du lundi au jeudi / 7h30-12h30 le vendredi Avantages: Travail sur 4,5 jours, Formations pour renforcer vos compétences, Horaires ouvrant droits à des RTT, Carte Ticket Restaurant, Participations à la mutuelle santé sur contrat labellisé et à la mutuelle prévoyance, Participation aux frais de garde d'enfants, CNAS (Comité National d'Action Sociale), Adhésion possible à l'amicale du personnel