Envirobat Occitanie est un réseau d'acteurs professionnels et un centre de ressources régional du secteur de l'aménagement, de la construction, de la rénovation durable. L'association a pour objectif de contribuer à la réduction de l'empreinte environnementale des bâtiments et aménagements/quartiers en Occitanie. Pour cela, elle accompagne l'évolution des pratiques des acteurs professionnels et mène des actions de sensibilisation, de formation, de capitalisation, de soutien aux acteurs et d'accompagnement/évaluation de projets. Organisme de formation certifié Qualiopi au titre des actions de formations, elle propose un catalogue d'une vingtaine de modules sur des thématiques innovantes du bâtiment et de l'aménagement durables à destination des professionnels, en inter et en intra. L'association regroupe 15 salariés répartis sur deux sites (Montpellier et Toulouse). DESCRIPTION DU POSTE Sous l'autorité de la Responsable administrative et financière, et en lien fonctionnel avec la Responsable formation, le.a Chargé.e de gestion administrative aura notamment en charge : 1. La gestion administrative des formations mises en place par l'association (estimé 50%) - Suivre les inscriptions, devis, conventions, émargements et documents de fin de formation - Contractualiser et suivre les formateurs (actualisation des compétences) - Communiquer / renseigner les prospects sur le catalogue de formation et référencement de l'offre - Suivre des dossiers de financement OPCO/FAF - Veiller à la bonne organisation logistique des formations en distanciel et en présentiel en lien avec le service communication - Envoyer les questionnaires de satisfaction, suivi d'éléments de bilan, participer en veille et soutien à la Démarche Qualiopi 2. La gestion administrative des adhérents et le soutien à la vie associative (estimé à 25%) - Traiter la gestion administrative des adhésions (accueil téléphonique/Mail, réception des pièces administratives, contrôle des activités et cotisations), mettre à jour de la base de données adhérents - Facturer les adhésions, suivre et relancer les impayés - Contribuer à la préparation des réunions statutaires, aux relances, au suivi du quorum et aux modalités de vote, et à l'organisation d'événements réservés aux adhérents 3. Le soutien à l'administration générale et à la préparation des pièces comptables (estimé 15%): - Effectuer le secrétariat courant, la gestion des appels et courriers - Assurer le suivi des fournisseurs, participer au processus d'achat, suivre le cycle de signature, le classement des devis et factures - Effectuer la facturation clients hors formation/adhésion et les relance des impayés - - Contrôler les notes de frais, - Participer à l'archivage et à la préparation d'audit, sur demande - Suivre des conventions de partenariats (mise à jour du tableau de suivi et classement) 4. Le soutien à la gestion RH (estimé à 10%) Sur demande, selon priorités en cours - Soutient la gestion administrative des recrutements (publication, pré-sélection, contractualisation, DPAE) - Suit les variables mensuelles, transmet les infos paye au cabinet social, commande les titres restaurants - Participe à la mise en place du plan de développement des compétences PROFIL De formation BAC+2 minimum en administration, gestion ou comptabilité, vous bénéficiez d'une expérience d'au moins 2 ans, idéalement dans le secteur associatif, ESS ou institutionnel. CONDITIONS DE RECRUTEMENT - Statut ETAM catégorie 3 - Convention collective nationale des bureaux d'études techniques, des cabinets d'ingénieurs-conseils et des sociétés de conseils - Avantages : Titres Restaurant 8€; et transports à 50% complémentaire santé et prévoyance prise en charge 100% par l'employeur ; télétravail partiel possible (2j/semaine) - Poste basé à Toulouse (préféré) ou Montpellier (envisageable) - Déplacements ponctuels sur la région Occitanie