L'IRDTS Guyane, établissement sous statut associatif dispensant des formations initiales et continues en travail social, recrute un (e) Assistant/ Assistante de Direction. Votre serez chargé(e) d'effectuer les tâches suivantes : - Organisation de l'agenda du dirigeant et accueil : - Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, courriels, congés.). - Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques. - Accueillir physiquement les rendez-vous. - Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques.). - Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.). - Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers. - Gestion, suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant : - Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles. - Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus. - Prendre en charge l'instruction et le suivi complet de dossiers tels que les déclarations préalables, les évènements spécifiques liés à la fonction du Directeur. - Effectuer des recherches documentaires, les transmettre ou les exploiter. - Gestion et suivi des dossiers d'inscription, des conventions de formation, des calendriers de formation, des dossiers administratifs et pédagogiques des étudiants. - Elaboration de devis et suivi des financements avec les différents organismes. - Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information). - Gérer et actualiser la documentation professionnelle et règlementaire. - Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer. - Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.). - Gérer les notes de frais. - Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons. - Communication : - Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus.). - Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'établissement ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant, dans le respect de la confidentialité. Profil recherché: Diplômé(e) d'un BTS, DUT ou licence en assistanat de direction, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI. Expérience requise de 5 ans sur un poste similaire. Une expérience dans la formation professionnelle est souhaitable. Permis B Très bonne maitrise des outils bureautiques (pack Office, progiciel de gestion-AURION) de communication (Créer/utiliser des outils et supports visuels -utilisation de logiciels de mise en page) et d'Internet Autonomie, capacités d'organisation, d'analyse et de synthèse, rigueur Maîtrise des techniques de gestion administratives (organiser, planifier les moyens à mettre en œuvre) Sens de l'organisation, respect des délais, sens des priorités Très bonne communication écrite et orale Aisance dans les relations professionnelles avec des interlocuteurs institutionnels Esprit d'initiative, anticipation, capacité à s'adapter, qualités relationnelles, sens de l'accueil Confidentialité, discrétion, loyauté Capacité à faire face aux situations imprévues et en urgence Ce que nous offrons: - Salaire statut cadre et congés selon convention collective 66, Tickets restaurant - Un milieu de travail dynamique et stimulant - Type d'emploi : Temps plein, CDI C.V. et lettre de motivation à adresser à : r.h.assgrenouillere@gmail.com