1) Activités liées au secrétariat du Maire et du Directeur Général des Services : - Organisation de la vie professionnelle du Maire et du Directeur Général des Services - Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Maire et du DGS ; - Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ; - Organiser les déplacements, les réunions, les rendez-vous du Maire et du DGS ; - Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique - Prendre des notes lors de réunions et mettre en forme tous types de courriers ; - Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ; - Organiser le classement et l'archivage des dossiers. - Accueil téléphonique et physique du secrétariat Maire et du DGS - Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent ; - Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les mails ; - Prise en charge et suivi des doléances entrantes (courriers / mails / appels téléphoniques / visites) et dispatching du courrier entrant dans les services - Centralisation des doléances « sensibles » de toute nature, information / alerte du Maire et/ou du DGS, transmission aux services concernés pour traitement, suivi du traitement et de la réponse ; - Assurer la prise en charge, le suivi et la réponse effective aux doléances des usagers ; - Assurer la prise en charge du courrier entrant et sa ventilation au sein des services ; - Centraliser le flux courrier sortant et organiser sa validation successive par le DGS, les adjoints et le Maire ; - Organisation et planification des réunions et de rendez-vous - Planification de réunions / rendez-vous : courrier d'invitation, invitations OUTLOOK, suivi des présences, relances, réservation de salles,. - Coordination des services municipaux concernés pour mobiliser moyens / organisations nécessaires à la bonne tenue de la réunion / rendez-vous ; - Ponctuellement, participation aux réunions pour prise de note et proposition d'une trame de compte-rendu ou de synthèse des échanges. - Planification, préparation et suivi administratif des instances municipales (Conseil Municipal, Bureau, Commissions) - Planification des réunions des instances municipales de toute nature et information des élus et services municipaux ; - Prise en charge des invitations aux réunions des différentes instances (Conseil Municipal, Bureau Municipal, Commissions thématiques.) : courrier, mail, invitation Outlook, - Participation au Comité de relecture des documents préparatoires aux réunions du Conseil Municipal (délibérations, présentation, PV,.) - Diffusion des comptes-rendus, PV - Gestion administrative des invitations aux diverses manifestations municipales - Participation, en lien avec le service municipal organisateur, aux réflexions préalables portant sur l'organisation de la manifestation ; - Prise en charge de l'élaboration et de la diffusion des invitations aux diverses manifestations municipales (protocolaires notamment mais également animations et événements de toute nature) ; - Suivi et mise à jour d'un fichier de contacts (élus municipaux adultes et jeunes, institutions, associations, entreprises, partenaires, prestataires, .) ; - Suivi des inscriptions / participations aux événements ; 2)Activités liées au volet Centre Communal d'Action Sociale : - Prise en charge et traitement de l'ensemble des doléances entrantes (mails, appels, courriers, visites.) - En lien avec la Direction des Finances participation à l'élaboration du Budget et suivi de son exécution ; - Planification, préparation et participation aux réunions des instances du CCAS - Archivage - Accueil téléphonique et physique du public - Prise en charge et traitement des demandes d'aide de toute nature - Mise en œuvre des actions du CCAS au bénéfice des personnes âgées - Développement de l'expertise et de son résea