!!! CONTRAT D'ALTERNANCE !!! Participation à l'organisation administrative et technique de l'activité du secrétariat de la Direction Générale. Lieu : 355 rue Vendémiaire 34000 Montpellier ACTIVITES : Sous la responsabilité de l'assistante de Direction Générale : - Elaborer des supports de travail sur informatique, en utilisant, à cet effet, un logiciel approprié : traitement de texte, tableur, bases de données. - Administrer une base de données : créer, alimenter et mettre à jour des tableaux de bord. - Saisir des données sur un ou plusieurs logiciels spécifiques. - Constituer et mettre à jour des tableaux de bord. - Mettre en forme des documents divers, formats papier ou électronique (courrier, rapports, bilans.) - Rédiger des correspondances courantes, des notes, des mails, des comptes rendus. - Gérer et administrer un planning (prise de RDV, réservation de salles.) - Assurer un accueil téléphonique et prendre des messages pour la Direction Générale et effectuer des relances. - Préparer les réunions : centraliser tous les éléments nécessaires à la préparation des réunions du directeur, préparer les pochettes des participants, gérer les invitations, réserver les salles, assurer la logistique (installation de la salle,.) - Participer à l'organisation des déplacements, assurer les réservations pour la Direction Générale et la Présidence. - Gestion du courrier postal et de la boite courrier du Siège Social. - Classer, archiver des documents. SAVOIR FAIRE : - Techniques de secrétariat et de gestion administrative - Très bonne capacité rédactionnelle et bonne maitrise de l'orthographe - Bonne maîtrise des logiciels informatiques et outils de télécommunications : logiciels Word, Excel, Outlook, visioconférence Teams, Internet, Windows, logiciels de base de données - Maitrise des outils multimédias (Internet, réseaux sociaux.) SAVOIR-ETRE : - Rigueur et sens de l'organisation - Capacité à travailler en équipe - Bonne élocution et aisance dans l'expression orale - Respect de la confidentialité, discrétion - Qualités relationnelles - Capacité d'écoute - Sans de l'analyse / esprit de synthèse - Capacité à gérer des situations complexes - Capacité d'autonomie et d'initiative EXIGENCES : Une première expérience de 1 an en secrétariat, administratif est exigée Maîtrise des logiciels bureautiques, particulièrement Word et Excel. FORMATION SOUHAITEE : BAC+2 domaine administratif Date limite de candidature : 28 mai 2025