Pour le groupe UTOPI et rattaché à l'ESAT Utopi St Jacques Un secrétaire médico-social (F/H/X) Rejoignez une équipe engagée au service de valeurs fortes ! www.utopi.bzh Producteur de biens et de services de qualité, l'ESAT recherche la performance et le développement des compétences, il met au point les processus de fabrication les plus adaptés, et vise l'épanouissement des travailleurs. Nous plaçons la bienveillance, le partage, le respect, l'égalité et l'inclusion, au cœur de notre travail quotidien et de notre démarche citoyenne et solidaire. Description du poste : Sous l'autorité et en étroite collaboration avec la direction (chefs de service et directrice), ce poste est en binôme avec la secrétaire production sur le site de St Jacques-de-la-Lande, en lien étroit avec la secrétaire de l'Hermitage et avec les services du Siège de l'association : Secrétariat - Accueil téléphonique et physique en binôme avec la collègue et en débordement éventuel de l'Hermitage - Elaboration et mise en forme de courriers à destination des agents, des familles, des partenaires - Commande et distribution des chèques vacances agents - En cas d'absence du ou de la collègue : réception des colis et information des ateliers - Appui CVS et instance mixte (programmation, ordre du jour, envoi des comptes rendus .) RH Agents - Gestion des présences et absences des agents, mise à jour du logiciel de gestion du temps (Octime) et du logiciel de suivi des agents (Ogirys) - appel des agents signalés absents si besoin - Gestion des dossiers des agents et stagiaires agents : création et mise à jour des fiches agents sur les logiciels Ogirys et Octime, mise en GED des documents et courriers - Edition des documents de liaison avec le siège pour les mouvements agents - Saisie des mises à jour des documents de référence divers, édition à l'admission : livret d'accueil, règlement de fonctionnement . - Commande de repas agents, stagiaires agents, - Commande de fleurs et carte, annonce en lien avec le siège en cas de décès - Médailles du travail : appui à la sélection des agents concernés avec CDS MS, constitution et vérification du dossier, envoi en préfecture, commande des médailles - Mise en œuvre du plan de formation professionnelle agents - Vérification des états préparatoires de paie agents avant signature par la Direction RH salariés (mission optionnelle) - Gestion des dossiers salariés et stagiaires : contrats de travail, calendriers outlook et sur le logiciel dédié, tenue à jour des dossiers des salariés, registre du personnel, planning, suivi des entretiens biennaux - Formation professionnelle : mise en œuvre du plan de formation salariés - Vérification des états préparatoires de paie agents avant signature par la Direction - Déclarations Accidents du Travail (salariés), à faire valider par la Direction - Visites médicales d'embauche et de reprise (salariés) Profil recherché : - Titulaire d'un diplôme de niveau Bac dans le domaine du secrétariat - assistanat minimum exigé - Aisance relationnelle et rédactionnelle, capacité de d'adaptation et de collaboration au sein d'une équipe pluridisciplinaire - Très bonne aisance avec l'outil informatique (Office), - Rigueur, capacité organisationnelle, bonne autonomie - Capacité d'alerte, force de proposition - Vous portez un intérêt pour la mission de notre établissement, la connaissance du public accueilli est un plus, - Permis B requis Contrat proposé : - CDI à 100% à pourvoir dès que possible - Rémunération selon la CCNT66 avec reprise d'ancienneté selon la règlementation en vigueur Modalités de recrutement : Date limite de candidature le 23 mai 2025 Les entretiens auront lieu du 26 au 30 mai