L'agent administratif de l'EHPAD Les Charmes à Satillieu assure l'accueil tous les matins et un après-midi par semaine au sein de l'établissement. Parallèlement, il exécute des tâches administratives de secrétariat et du suivi des dossiers des résidents. Il est sous la responsabilité du responsable administratif de site et collabore avec les autres professionnels de l'établissement pour garantir l'accueil des usagers. TACHES AGENT AMINISTRATIF / ACCUEIL 1/ Assurer l'accueil physique et téléphonique : * Réceptionner, orienter et transmettre des communications téléphoniques * Prendre des messages et en assurer la transmission * Accueillir toute personne se présentant à la résidence (visiteurs, professionnels extérieurs, familles...) * Orienter les familles vers les organismes appropriés * Faire visiter l'établissement à la demande 2/ Réaliser des travaux de bureautiques et de secrétariat : * Assurer la gestion du courrier et des mails : réception, tri, enregistrement, distribution et traitement * Saisir des courriers et mettre en forme divers documents (commandes de matériels, notes, synthèses...) * Pré-commande de petites fournitures (administratives, mercerie, affranchissement.) *Gestion des cartes vitales, mutuelles * Classer, archiver ... * Assurer un soutien administratif à la direction 3/ Gérer la relation avec les résidents et leurs familles : * Donner des renseignements aux familles * Constituer et suivre les dossiers administratifs des résidents * Prendre en charge des formalités d'entrée et de sortie * Renseigner sur les aides (APA, APL, Aide Sociale...) * Suivre les absences et hospitalisations * Clôturer les dossiers des résidents (sortie, décès...) * Hébergement (dossiers d'hébergement des résidents, calendrier de situations) * Etat civil : registre des décès * Assurer l'envoi de données à la CPAM (tableau mensuel) * Relations avec les différents services partenaires (Trésorerie, Conseil départemental...) 4/ Réaliser des opérations comptables et administratives : * Assurer la facturation des loyers des résidents chaque mois * Assurer la facturation des Aides Sociales à l'Hébergement * Tenir la régie de recettes et assurer les enregistrements comptables * Assurer le traitement comptable des factures (mandatement fournisseurs) * Assurer l'enregistrement comptable des recettes