Notre CFA, CFI Formation, situé à Clermont-Ferrand recrute son ou sa futur(e) assistant(e) / office manager ! Vous êtes une personne organisée, proactive et polyvalente ? Vous avez un excellent sens de l'accueil et aimez contribuer au bon fonctionnement d'une structure ? Alors ce poste est fait pour vous ! En tant qu'Assistant.e Polyvalent.e / Office Manager, vous serez le pilier de l'accueil et de la gestion administrative de notre CFA, contribuant ainsi activement à la vie quotidienne de notre centre. Vos missions principales s'articuleront autour de deux axes : 1. Gestion Administrative : Accueil : Vous serez le premier contact de nos visiteurs, assurant l'accueil physique et téléphonique, renseignant et documentant les prospects et candidats potentiels, et planifiant les rendez-vous. Gestion du courrier et des mails : Vous assurerez le traitement et la diffusion de toutes les communications. Tâches administratives diverses : De la réalisation d'outils à la mise en forme de documents, en passant par la rédaction de comptes-rendus et le tri, classement, archivage et inventaire de documents. Gestion des locaux : Vous veillerez au bon état des salles, assurerez l'ouverture et la fermeture des locaux, et transmettrez les informations au personnel d'entretien. Logistique : Définition et réception des commandes (ouvrages, fournitures, etc.), installation et gestion de logiciels informatiques (Pack Office, EBP, Express Scribes.), prêt et préparation du matériel (ouvrages, PC.). Suivi : Édition des cartes étudiantes, du Pass'Région, préparation des certificats de réalisation mensuels et annuels, planification des interventions des fournisseurs, gestion des salles et affichage des plannings. 2. Gestion Pédagogique : Soutien à la préparation des sessions de formation : Saisie des absences, retards et heures de récupération des élèves sur YPAREO, analyse des taux d'absences, envoi de mails aux entreprises, recueil et saisie des justifications. Aide au suivi pédagogique : Envoi de documents aux formateurs et apprenants, impression de supports pédagogiques. Préparation de la rentrée et événements pédagogiques : Mise à jour des livrets de rentrée des apprenants, tâches administratives et saisie dans notre logiciel interne, préparation des sujets d'examens. Examens : Préparation des examens blancs (surveillance, copies, scan.) et surveillance. Inscriptions : Aide aux inscriptions des apprenants aux BTS et autres formations préparées. Votre profil : - Expérience significative sur un poste similaire, idéalement dans un organisme de formation. - Maîtrise du Pack Office et à l'aise avec les outils informatiques (une connaissance d'EBP et YPAREO est un plus). - Excellentes compétences organisationnelles et rigueur. - Sens de l'accueil et du service, aisance relationnelle. - Autonomie, proactivité et capacité à gérer les priorités. - Capacité à travailler en équipe et à s'adapter à un environnement dynamique. Ce que nous offrons : - Un poste polyvalent au sein d'une équipe engagée et bienveillante. - Un environnement de travail stimulant et en constante évolution. L'opportunité de contribuer activement au succès de nos apprenants. Prêt.e à relever ce défi passionnant ?