Le service administratif de l'IUT est organisé en différents pôles, financier, informatique, scolarité, communication, et recherche un adjoint administratif en soutien à la Direction concernant l'accompagnement et le développement des personnels de l'Institut. MISSIONS DU POSTE - Assurer l'accueil physique et téléphonique - Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le périmètre de ses missions - Assister le service sur des sujets spécifiques ou en cas de surcharge ACTIVITÉS PRINCIPALES - Assurer l'accueil physique et téléphonique - Accueil physique et téléphonique des usagers et secrétariat - Rédaction de courriers postaux - Orientation vers les services concernés - Accompagnement des nouveaux entrants et des personnels - Sensibilisation et accompagnement aux différents outils internes (accès aux procédures, règlement intérieur, livret d'accueil) - Archivage et classement numérique et papier - Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le périmètre de ses missions - Gestion des dossiers vacataires - Participation à la commission « vacataire, prestataires » - En lien avec les secrétariats pédagogiques et les chefs de départements, assurer la gestion administrative du personnel vacataire d'enseignements - Traitement des dossiers administratifs des agents vacataires d'enseignement - Contrôle des pièces et des statuts des vacataires - Elaboration des contrats vacataires 2/2 - Saisie dans les différents logiciels dédiés : TRV-CE, Mangue (saisie des heures, préparation au processus de paye) - Organisation administrative et logistique des recrutements toutes catégories confondues - Enregistrement des dossiers de candidatures, tenue du tableau de suivi, convocations, préparation des auditions - Réservation de salles, fléchage, édition des PV et listes d'émargements, préparation des membres du jury, surveillance des épreuves - Assister le service sur des sujets spécifiques ou en cas de surcharge - Aide à l'organisation des recrutements et suivi des procédures - Aide à l'organisation des comités de sélection des recrutements des enseignants - Participation aux groupes de travail spécifiques aux personnels COMPÉTENCES REQUISES - Connaissances (savoir) : Connaitre l'organisation générale des établissements d'enseignement supérieur. - Compétences opérationnelles (savoir-faire) : - Savoir utiliser les outils bureautiques courants - Analyser, gérer et transmettre les demandes d'informations et messages - Assurer la confidentialité des informations et des données afférentes au service - Savoir travailler en équipe et savoir communiquer - Savoir rendre compte - Etablir des calendriers - Compétences comportementales (savoir être) : - Qualités relationnelles - Discrétion, neutralité - Aptitude au travail en équipe, capacité d'adaptation - Rigueur - Organisation - Capacité à suivre des formations - Capacité d'écoute Adresser lettre de motivation + CV par courriel à candidature@uttop.fr avant le 09/06/2025 en indiquant le titre du poste dans l'objet. Les auditions auront lieu le 24/06/2025