BEE'Z PRO Mulhouse recherche pour un de ses clients, UN(E) SECRETAIRE TECHNIQUE BTP H/F. LES MISSIIONS : TRAITEMENT DES COMMANDES Réception des demandes par mail ou téléphone Prise d'information pour les demandes : lieu d'intervention, type de travaux, client (particulier ou bailleur), degré d'urgence Dispatch de la demande selon le corps de métier Création de la commande sur le logiciel Création du chantier dans le logiciel Contrôle syntaxe et orthographe puis transmission des devis Planification via le logiciel Suivi des clients (dates de fins de travaux, dates d'intervention, travaux supplémentaires, modification du devis...) Envoi des régules aux clients (demande et relance des bons de commandes) Traitement des SAV Saisi des rapports d'intervention pour mise en facturation FACTURATION Facturation des situations d'avancement et transmission aux maitrises d'œuvre pour validation Envoi des factures par courrier ou mail Dépôt des factures sur plateformes Dépôt des factures dans le dossier associé Classement des factures ASSISTANCE DU MANAGER Prise de rendez-vous pour les responsables de division, conducteur de travaux, chargé de projet et responsables d'exploitation Gestion de l'agenda Vérification des convocations aux réunions de chantier via les comptes rendus + convocation mise au planning Préparation des réunions équipes (Tableau des devis en cours et commandes ouvertes) ADMINISTRATIF Traitement de la boite mail dédiée à l'assistante Communication d'informations en interne (informer les autres divisions des changements de planning) Demande d'occupation voierie Création des classeurs AO attributaires + création de la commande sur le logiciel Création des PPSPS et DOE et envoi pour les marchés attributaires Classement