Notre collectivité est à la recherche d'un(e) chargé(e) d'accueil du siège de la communauté d'agglomération d'AVRANCHES en CDD d'1 an, 35h par semaine, poste à pourvoir dès que possible. *Vos Missions : Assurer l'accueil du siège de la communauté d'agglomération Assurer des missions de secrétariat Traiter et gérer la diffusion du courrier de manière dématérialisée En cas d'absence, assurer les missions essentielles des autres chargées d'accueil pour assurer la continuité de services *Vos Activités : -Secrétariat: Préparer et organiser les réunions des commissions des pôles territoriaux (réservation des salles, préparation des convocations, ordres du jour.) Participer pour prise de notes à l'une des 5 commissions des pôles territoriaux Rédiger les comptes rendus des réunions des 5 commissions des pôles territoriaux -Soutien au service Ressources humaines: Transmission des actes par voie dématérialisée au contrôle de légalité et publication Gestion du registre des arrêtés individuels et règlementaires Assurer les formalités de publicité des actes Recueil semestriel des actes administratifs -Budget du service « accueil »: Etablir les bons de commande du service, valider les factures sur le logiciel Proposition des crédits pour le budget Suivi et mise à jour des abonnements aux différents magazines -Assurer l'accueil du siège de la communauté d'agglomération: Accueillir, renseigner et réorienter le public vers les services ou organismes compétents avec des réponses pertinentes et rapides (physique, téléphonique et courriel) Gérer les réservations des salles de réunions et véhicules de service Distribuer les sacs pour la collecte des déchets (vérifier l'identité du demandeur, attribuer la quantité autorisée, enregistrer les demandes sur le logiciel dédié -Dématérialisation du courrier: Enregistrer et diffuser le courrier entrant sur le logiciel courrier Zeendoc Traiter des déclarations d'intention d'aliéner (DIA) pour les pôles d'Avranches, de Saint-James/Pontorson et du Val de Sée Affecter des codes pour les réunions des services après 18 h au siège -Rédiger les fiches procédures pour les différents postes de l'accueil *Vos compétences : Connaître l'ensemble des compétences de la collectivité et l'organisation et les activités des services Maîtriser les outils informatiques Maîtriser les règles de base en orthographe et grammaire Connaître les techniques et outils de communication Connaître le fonctionnement du standard Connaître les techniques de capitalisation et de classement des documents Accueillir le public S'exprimer clairement Reformuler les demandes Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques Transmettre un message de façon précise pour une bonne compréhension du destinataire Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de l'EPCI Rechercher, sélectionner et synthétiser la coopération dans le travail Gérer les situations de stress