La collectivité repense sa fonction d'accueil en mairie et recherche un agent administratif polyvalent (F/H) pour assurer, sous l'autorité de la directrice des affaires générales, des missions d'accueil, d'information et de gestion de dossiers administratifs. Il/Elle aura pour missions principales : - D'assurer l'accueil et le renseignement du public, - D'assurer le suivi de la communication de la collectivité, - D'assurer la gestion de l'état-civil, - D'assurer la gestion de dossiers administratifs (affaires générales, affaires funéraires, élections.), - De contribuer à la gestion du pouvoir de police du Maire, - D'assurer le secrétariat de la direction. Nous garantissons un environnement de travail sain et l'apport de moyens à la hauteur des ambitions du poste. Missions / conditions d'exercice : ACCUEIL ET RENSEIGNEMENT DU PUBLIC - Accueil téléphonique de la commune en lien avec les autres agents du service, - Accueil physique des usagers et orientation vers les services, - Délivrance d'attestations d'accueil pour le séjour des étrangers et autres formalités informatives ; COMMUNICATION - Mise à jour du site Internet de la Commune, - Mise en ligne de messages sur les panneaux lumineux communaux, - Suivi de l'application « Panneau Pocket », - Suivi de la boîte mail commune de la mairie de Sillingy, - Contribution à la revue de presse quotidienne ; GESTION DE L'ETAT-CIVIL - Réception des déclarations de naissance, de décès, de reconnaissance d'enfants, - Suivi des dossiers d'union : mariage/PACS (constitution de dossiers, audition, publication d'actes.), - Suivi des demandes de changement de nom/prénom, - Mention en marge de tout acte ou jugement sur les registres de l'état civil, - Délivrance de toute copie et d'extraits d'état civil ; GESTION DE DOSSIERS ADMINISTRATIFS - Gestion du courrier arrivée et départ (ouverture, enregistrement, affranchissement.), - Suivi de formalités administratives diverses (archivage, classement documentaire.), - Contribution à l'organisation des élections (tenue des listes électorales, organisation des scrutins.), - Contribution à la gestion des affaires funéraires (mise à jour des plans, suivi des inhumations.), - Suivi des listes des jurés d'assise et du recensement de la population ; CONTRIBUTION A LA GESTION DU POUVOIR DE POLICE DU MAIRE - Délivrance d'autorisations diverses : stationnement, vente au déballage, débit de boissons. - Suivi des licences, - Suivi de déclarations (chiens dangereux.) ; SECRETARIAT DE LA DIRECTION - Rédaction de courriers et recherche d'informations à la demande, - Solidarité avec d'autres secrétariat en cas de besoin ; Profil recherché : SAVOIRS - Connaissance du cadre réglementaire applicable au service (état-civil, funéraire, élections), - Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, - Connaissance des procédures administratives, - Connaissance des techniques et outils modernes de communication, - Maîtrise de l'expression écrite et orale SAVOIR-FAIRE - Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word), - Maîtrise des logiciels Berger-Levrault et Gescime (ou une capacité à se former), - Capacité à rédiger des notes et courriers administratifs, - Capacité à alerter et filtrer les demandes ; SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation et des priorités, - Discrétion professionnelle, - Esprit d'équipe et qualités relationnelles, - Dynamisme, réactivité, autonomie et rigueur, - Capacité d'adaptation et de proposition ; Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité territoriale de strate comparable. Une connaissance du cadre administratif des collectivités territoriales sera un plus, associée à une formation sur l'administration des entreprises ou administrations. Contact Mme Cécile FANTINI, Directrice des affaires générales dag@sillingy.fr 04 50 68 75 17