Missions -Vous êtes l'interlocuteur privilégié et direct des habitants et des familles à leur arrivée -Vous assurez une fonction d'accueil et d'écoute des habitants, des familles et des partenaires par une écoute attentive, par une offre globale d'information, d'orientation, d'accès aux droits, et par le recueil de leurs besoins -Vous mettez en oeuvre l'accueil physique et téléphonique de la Résidence en veillant à l'implication des habitants, de leurs proches et des partenaires : gestion du standard et filtre téléphonique, réponse aux interrogations, accueil, renseignements et orientations des familles, des habitants et intervenants extérieurs... -Vous accueillez les habitants, et leur expliquez le fonctionnement de l'établissement afin de faciliter leur intégration. -Vous assurez différentes tâches administratives : suivi des commandes de fournitures, suivi des factures, saisie des données administratives des habitants et tenue de leur dossier administratif, opérations postales (départ, arrivée, distribution du courrier), secrétariat divers (rédaction de documents, classement de dossiers, archivages...) -Vous assurez une veille sur le bien-être des habitants et les relations avec leurs proches et savez en référer pour mieux les accompagner 1/ Compétences Connaître les techniques de communication et de relation Connaître les procédures administratives internes Appliquer les principes de service public (laïcité, égalité, confidentialité.) 2/ Savoir faire Maîtriser les outils bureautiques dédiés Créer des outils nécessaires à l'animation de l'espace d'accueil Utiliser les outils de suivi (dossiers d'entrées, sorties.) Contribuer à la philosophie du Trait d'Union du Cailly (approche domiciliaire) Communiquer avec l'ensemble des services pour assurer la qualité de l'accompagnement des personnes Gérer les plannings (salles, horaires d'ouverture.) Gérer les informations aux familles par voie d'affichage, mailing, téléphone. 3/ Savoir-être Savoir expliquer, synthétiser et argumenter à l'oral et à l'écrit Accompagner les personnes en adaptant sa posture Savoir gérer les tensions et le stress Respect de l'autorité hiérarchique, respect du devoir de réserve, du devoir de discrétion et du secret professionnel Représentation de l'image institutionnelle (comportement, attitude et tenue) Sens des responsabilités Comportement professionnel : loyauté, intégrité, non jugement, ouverture d'esprit, respect, honnêteté Savoir-faire relationnel : patience, écoute, discrétion Capacité d'adaptation aux changements d'organisation et aux différentes situations contextuelles Dynamisme Réactivité, aptitude à prendre des décisions / des initiatives dans un périmètre sécurisé de compétences et à en rendre compte Organisation, méthode et rigueur Ponctualité Savoir travailler en équipe Respect du travail des autres professionnels, coopération pluri-professionnelle Diplômes requis : Bac, Bac pro secrétariat, gestion administration, Conseillère en économie sociale et familiale Conditions d'exercice : CDI ou MUTATION