Mission du service : Le/La technicien-ne en gestion administrative assure les fonctions d'assistant de la Déléguée de du Directeur Général des Services à la Faculté de Médecine Paris-Saclay. Le/La technicien-ne assiste dans l'organisation et la réalisation des tâches nécessaires à l'administration et au pilotage de l'UFR de Médecine. Missions principales de l'agent-e : Tenir l'agenda de la Déléguée (réunions notamment) Préparer et contrôler la logistique des réunions relevant de la direction : organiser les réunions relevant de la direction (calendrier et fréquence, réservation des salles, préparation et fourniture des dossiers, éventuellement commande de repas) Assurer le secrétariat et le suivi administratif des activités du service : rédaction de courriers courants, comptes-rendus de réunions, notes de service, rapports, supports documentaires, . Diffuser les informations relevant du secteur Assurer, par une communication adaptée, la diffusion d'informations dans les différents services de la faculté Rechercher les éléments de réponse ou transférer des demandes aux agents-es concernés-es Préparer les réunions du Conseil de Faculté (calendrier, collecte des points à inscrire à l'ordre du jour, convocation, dossiers, liste d'émargement, PV), en assurer la diffusion des décisions Optimiser le suivi des décisions du Conseil de Faculté Assurer le lancement des campagnes de révision des effectifs hospitalo-universitaires, réceptionner les dossiers de candidature et organiser les réunions de la Commission des Effectifs Hospitalo-Universitaires Alimenter et mettre à jour des bases de données Profil Connaissance, savoir : Connaître l'environnement de l'enseignement supérieur et de la recherche et son organisation Maîtriser l'ensemble des outils informatiques (logiciels de bureautique, outils de communication, etc.) Connaître la réglementation en vigueur, des procédures spécifiques à la Faculté Connaître les circuits et instances de l'Université Comprendre et appréhender la diversité des acteurs et partenaires Savoir-faire : Maîtriser l'expression orale et écrite Savoir planifier les activités Savoir faire face aux situations d'urgence Gérer la confidentialité des informations et des données Savoir gérer un système de classement et d'archivage Savoir-être : Qualités relationnelles (accueil du public et réception téléphonique) Discrétion et stricte confidentialité, Autonomie Rigueur, méthode et sens de l'organisation Dynamisme Capacité à travailler en équipe, polyvalence et adaptabilité