Vous travaillerez dans une holding d'un groupe de sociétés dans l'hotellerie, la promotion immobilière, société de presse située sur St Gilles Les Bains et serait rattaché(ée) à la responsable administrative et financière. Activités du poste et fonctions: - Assurer la fonction d'interface des directeurs et responsables de service - Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d'importance, d'urgence), filtrer, rediriger, transmettre - Recherche d'information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution - Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers - Mise à jour et suivi de tableaux de bords et assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions - Entretien des relations avec les responsables et assistantes des autres entités du Groupe - Organiser le traitement et la diffusion des informations - Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l'archivage - Suivi des dossiers opérationnels - Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendus - Assurer les tâches de secrétariat - Gestion des priorités - Gestion des flux de documents entrants et sortants - Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous - Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint) - Préparation et organisation de rendez-vous et réunions - Suivi comptable avec le cabinet d'expert comptables Compétences recherchées: - Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook........ - Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction - Idéalement connaissances de l'environnement Hôtellerie, Promotion immobilière, Presse...... - idéalement connaissances en comptabilité - une bonne connaissance d'une ou deux langues étrangères serait un plus. - idéalement des compétences juridiques et financières Savoir-faire : - Maitrise orale et écrite de la langue française - Capacité à évaluer l'urgence d'une demande Savoir-être - Rigueur, autonomie, amabilité et disponibilité - Sens de l'organisation - Sens du relationnel, diplomatie et du travail en équipe - Force de proposition - Esprit d'initiative et adaptabilité sont indispensables - une excellente présentation et beaucoup de discrétion Vous êtes OU titulaire d'un BAC+2 gestion PME/PMI, secretariat de direction.... débutant/e OU déjà expérimenté(ée). ** Prise de poste au plus tôt en juillet/août **