MISSION PRINCIPALE : Secrétariat administratif et pédagogique du département Gestion Administrative et Commerciale des Organisations (GACO).Le/la gestionnaire est placé.e sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif en étroite collaboration avec le chef de département GACO. ACTIVITES : Assurer le secrétariat du département GACO en lien avec la secrétaire en place : - Accueillir les usagers (accueil physique et téléphonique) - Gérer les services d'enseignement des enseignants permanents et non permanents (logiciel OSE). Informer les enseignants et gérer les situations particulières. Assurer la gestion des dossiers des personnels vacataires du département - Informer et veiller à l'application de la règlementation, des directives et consignes - Assurer la gestion du budget affecté au département (faire les demandes d'achat, suivre les commandes, réceptionner et contrôler des livraisons, gérer les déplacements) - Organiser les réceptions et autres manifestations liées à la formation (JPO, soutenances diverses, organisations des entretiens de recrutement le cas échéant.) - Organiser les courriers et mailings, gérer l'affichage des informations - Classer et archiver tous les documents - Gérer la scolarité de parcours de formation en lien avec l'équipe pédagogique et les partenaires extérieurs : o Réaliser les inscriptions pédagogiques des étudiants et/ou des alternant o Participer à l'élaboration des emplois du temps et suivre leurs modifications (logiciel ADE) o Vérifier la disponibilité des salles et du matériel pédagogique o Organiser la partie administrative des devoirs surveillés o Participer à l'organisation des jurys du département. o Établir, si besoin, les statistiques liées au suivi des groupes d'étudiants o Suivre l'assiduité des étudiants et/ou des alternants (gestion des absences, établissement des fiches de présence, suivi des justificatifs.) o Saisir les notes des étudiants et/ou des stagiairesCOMPÉTENCES PROFESSIONNELLES - Savoirs o Connaitre la réglementation relative à la scolarité dans l'enseignement supérieur o Maîtriser les techniques d'accueil et les techniques de communication orales et écrites, o Connaitre les techniques de gestion administrative o Maitriser les logiciels bureautiques (excel, word.) o Connaitre si possible des logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité, des emplois du temps, des services d'enseignement, à la plate-forme pédagogique. (APOGEE, SCODOC, ADE, e_candidat, Ose, Parcoursup, Studéa, Career center.) o Connaitre l'organisation et le fonctionnement de la structure - Savoir faire o Savoir communiquer à l'oral et à l'écrit o Savoir travailler en équipe o Savoir analyser et gérer les demandes d'informations o Savoir appliquer la réglementation des domaines FI/FC o Savoir hiérarchiser les informations et les priorités, respecter les calendriers. o Sens du contact et qualité d'écoute o Sens du travail en équipe o Être capable de s'adapter au contexte et à ses interloc CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE o Télétravail non adapté la 1ère année o Permanence d'ouverture du secrétariat NATURE DU POSTE - Catégorie C - Quotité : 50 % (d'autres postes sur l'IUT sont à pourvoir pour compléter jusqu'à 100% le cas échéant) - Prise de poste : 01/09/2025 - CDD 1 an - Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD renouvelable) Prévoir disponibilité pour un entretien le 1er juillet.