Le Centre Départemental de l'Enfance et de la Famille de la Haute-Garonne (CDEF31) souhaite recruter un Coordinateur Administratif (H/F) pour ses dispositifs de la Pouponnière et du Pôle Santé : Le poste de Coordinateur Administratif (H/F) est un poste en temps plein, répartis à 50% au sein de chacun des dispositifs. Le rôle d'un Coordinateur Administratif est d'assurer la coordination et la gestion des plannings de manière à faciliter le quotidien des professionnels et la prise en charge des enfants. Du côté du Pôle Santé, le Coordinateur Administratif (H/F) est responsable du secrétariat et de la gestion administrative des activités. Pour cela, il sera chargé de : - Assurer la prise de rendez-vous auprès des professionnels médicaux et paramédicaux ; - Organiser et veiller à la mise à jour des agendas électroniques des professions médicales et paramédicales ; - Assurer la réception et le suivi des comptes rendus des partenaires extérieurs ; - Assurer la création, le suivi et l'archivage des dossiers administratifs et de santé ; - Vérifier la conformité des documents et les transmettre aux membres de l'équipe médicale ou paramédicale ; - Rédiger les comptes rendus de réunion et assurer la transmission et mise en forme de ces rapports à l'équipe ; - Coordonner les tâches administratives quotidiennes (réception et transmission des appels, gestion du courrier, traitement des courriels, etc.) ; Du côté de la Pouponnière, le Coordinateur Administratif (H/F) est en charge de la coordination RH. Ce poste est en étroite articulation avec l'équipe pluridisciplinaire. Le Coordinateur Administratif (H/F) sera en charge de proposer des solutions d'aménagement et de changements, afin d'en faire part à son responsable hiérarchique. Pour cela, il sera chargé de : - Mettre à jour et faciliter quotidiennement les plannings des professionnels au regard de l'activité du service (accompagnements, rendez-vous, consultations) ; - Prendre en compte les contraintes et urgences, afin d'adapter le planning selon les imprévus ; - Assurer l'équilibre entre les besoins d'accompagnement des enfants et la disponibilité des professionnels ; - Aider à la gestion administrative afin d'assurer la continuité du service ; MODALITES RELATIVES AU POSTE : - Dispositif d'accueil : Pôle Santé et Pouponnière - Fonction exercée : Coordinateur Administratif - Grade : Administratif - Contrat : CDD de 1 à 3 mois, renouvelable selon les besoins du service - Date de début de contrat : Dès que possible - Horaires : Temps plein (35h) - Grade Administratif - Temps plein (35h, de 08h à 15h ou de 09h à 16h) Une complémentarité est donc recherchée avec plusieurs compétences relatives aux savoirs, savoir-faire et savoir-être suivants : Savoirs : - Connaissance des outils bureautiques ; - Connaissance des réglementations en droit du travail ; - Connaissance des procédures administratives et gestion des dossiers ; - Connaissance du secteur de la petite enfance et de la protection de l'enfance ; Savoir-faire professionnels : - Maîtrise de la gestion des plannings ; - Compétences communicationnelles et interpersonnelles ; - Compétences rédactionnelles ; - Maîtrise des règles de confidentialité ; Savoir-être professionnels : - Rigueur ; - Organisation, capacité à prioriser et gérer plusieurs tâches simultanément ; - Anticipation et capacité à s'adapter aux changements ; - Travail en équipe ; - Travail en autonomie ; - Empathie et compréhension des besoins des enfants et professionnels ; PROFIL RECHERCHE : - Diplôme exigé : Bac +2 en Gestion Administrative et/ou Secrétariat Médical - Expérience significative dans un poste administratif, de coordination ; - Une expérience dans le domaine médical, paramédical et de la protection de l'enfance est un atout ; Les avantages proposés sont : - Participation aux frais de transports en commun ou vélo ; - Accès aux prestations du CGOS