Offre n° 194GGGL
Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

Actualisé le 23 juin 2025

Dans le cadre de l'accroissement de son activité, Danse à tous les étages recherche un.e assistant.e administratif.ve en CDD à temps-plein d'un an. Sous la responsabilité directe de l'administratrice, en lien étroit avec la directrice et l'équipe permanente, la personne recrutée aura pour mission de contribuer au bon fonctionnement quotidien de la structure en assurant des tâches administratives, logistique et d'accueil. 1. Support administratif et comptable - Contribution à l'élaboration et au suivi des dossiers de subvention - Rédaction des bilans et rapports d'activités - Collecte, et classement (papier et numérique) les pièces administratives (contrats et conventions, pièces justificatives de subventions) - Contribution à la rédaction des contrats et conventions - Gestion et suivi des devis et factures en lien avec le cabinet comptable - Transmission des éléments pour l'établissement des contrats des intermittent-es du spectacle - Déclaration des droits d'auteur auprès des organismes de perception (SACD, SACEM) - Participation à la gestion opérationnelle et au suivi comptable de la billetterie 2. Accueil et services généraux - Gestion des contrats prestataires (assurance, ménage, internet, etc.) - Suivi des fournitures, commande et maintenance technique - Gestion du courrier et de la boîte mail générale - Assurer l'accueil physique et téléphonique (au bureau et lors d'évènements) 3. Soutien organisationnel et logistique - Organisation de rendez-vous et de réunions : planification, logistique, accueil - Soutien aux activités : réservations de transport et d'hébergement, recherche de prestataires, suivi des devis 4. Appui aux projets artistiques - Réception et suivi des demandes d'accueil en résidence, mise à jour des calendriers - Communication logistique et administrative avec les compagnies accueillies Poste à pourvoir début septembre 2025. Candidatures avec CV et lettre de motivation obligatoire

Type de contrat

CDD - 12 Mois
Contrat travail

Durée du travail

35H/semaine Travail en journée

Conditions de travail

En contact avec du public
Station assise prolongée
Travail en mode projet
Possibilité de télétravail

Salaire

Salaire brut : Mensuel de 1870.99 Euros sur 12.0 mois
Pc portable

Déplacements

Déplacements : Ponctuels

Profil souhaité

Expérience

12 MoisCette expérience est indispensable

Formation

Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat gestion PME PMI Cette formation est indispensable

Compétences

Accueillir, orienter, renseigner un publicCette compétence est indispensable
Assurer le suivi de dossiers administratifsCette compétence est indispensable
Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes)Cette compétence est indispensable
Assurer le suivi des commandes avec les fournisseursCette compétence est indispensable
Classement, archivageCette compétence est indispensable
Classer des documentsCette compétence est indispensable
Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison)Cette compétence est indispensable
Diplôme de gestion et management des entreprisesCette compétence est indispensable
Gérer les appels téléphoniques entrants et sortantsCette compétence est indispensable
Gérer les réservations et les itinéraires de voyageCette compétence est indispensable
Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)Cette compétence est indispensable
Mettre à jour un dossier, une base de donnéesCette compétence est indispensable
Normes rédactionnellesCette compétence est indispensable
Organiser des déplacements professionnelsCette compétence est indispensable
Organiser des réunions internesCette compétence est indispensable
Rédiger un rapport, un compte rendu d'activitéCette compétence est indispensable
Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clientsCette compétence est indispensable
Utiliser les outils numériquesCette compétence est indispensable
Vérifier les factures et les paiementsCette compétence est indispensable
Améliorer des procédures administratives
Assurer la gestion administrative d'une activité
Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail
Collaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiers
Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.)
Concevoir un devis ou un projet de contrat
Effectuer le suivi des commandes, la facturation
Elaborer des tableaux de bord
Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects
Fournir des devis détaillés et des explications sur les coûts
Fournir des informations claires et précises par téléphone
Gestion administrative
Gérer la communication interne et externe
Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc)
Gérer les plannings d'utilisation des équipements
Gérer un planning
Maintenir à jour les dossiers administratifs
Planification de réunions
Procédures administratives
Relayer de l'information
Traiter les factures et les rapprochements bancaires

Permis

B - Véhicule léger

Savoir-être professionnels

Avoir l'esprit d'équipe
Faire preuve de rigueur et de précision
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

Qualification : Agent de maîtrise
Secteur d'activité : Activités de soutien au spectacle vivant

Employeur

DANSE A TOUS LES ETAGES

3 à 5 salariés

Danse à tous les étages porte, depuis sa création en 1997, un projet de développement de la danse, fondé sur l?humain. La structure obtient en mai 2024 le label Centre de développement chorégraphique national. Convaincus que la danse porte en elle une promesse de transformation et d?émancipation, nous nous sommes toujours inventé-es comme un maillon entre des artistes chorégraphiques à la démarche exigeante et des personnes qui en sont a priori éloignées.

Voir la page employeur