Vos missions principales En lien avec l'équipe administrative et les intervenants terrain et sous la responsabilité directe de l'adjointe au responsable d'agence, vous contribuez activement au bon fonctionnement administratif de l'agence et à la qualité du service client. 1. Construction et gestion des plannings Élaborer, optimiser et actualiser les plannings via le logiciel Ximi. Gérer les absences, les remplacements et les demandes urgentes. Veiller à la cohérence entre prestations planifiées, réalisées et facturées. 2. Accueil physique et téléphonique Accueillir les clients, intervenants et visiteurs de manière professionnelle. Répondre aux appels et orienter efficacement les demandes. Relayer les informations utiles à l'équipe de terrain. 3. Saisie et suivi administratif dans Ximi Créer et mettre à jour les dossiers clients et salariés. Saisir et tracer les événements liés à l'activité (absences, signalements, interventions). 4. Suivi des ventes et contractualisation Préparer les devis, évaluations, contrats et formulaires. Suivre les retours, assurer leur bonne réception et classement. Possibilité de se déplacer ponctuellement chez le client. 5. Participation à la facturation Vérifier la cohérence des prestations avant facturation. Préparer les éléments de facturation mensuelle. Signaler toute anomalie ou incohérence. Profil recherché Savoir-faire Expérience confirmée en gestion de plannings et suivi administratif. Excellente maîtrise des outils bureautiques et du logiciel Ximi (ou équivalent). Aisance avec les outils collaboratifs (Google Workspace). Rigueur, sens de l'organisation, capacité à prioriser et à travailler en autonomie. Connaissance des systèmes de management qualité appréciée. Savoir-être Sens du service et diplomatie. Savoir adapter sa communication en fonction des interlocuteurs. Discrétion, fiabilité, esprit d'équipe. Motivation à s'investir dans un environnement humain et engagé.