Dans le cadre d'un remplacement au sein de l'Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI), le titulaire du poste a pour missions : - Recevoir, renseigner et orienter le public vers les personnes ou le service recherché, - Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner les interlocuteurs et/ou orienter les appels en fonction de leur nature, - Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l'institut, - Suivre et gérer les processus administratifs en lien avec les missions, - Gérer administrativement la formation en soins infirmiers (gestion des dossiers des apprenants, gestion administrative des activités liées à l'enseignement, gestion des activités liées aux épreuves de sélection et à la diplomation.), - Assurer le secrétariat des instances et des réunions, - Réaliser les activités administratives confiées par la direction ou les coordonnateurs pédagogiques. Activités principales : - Organiser des réunions, visites, événements, - Accueillir le public (apprenants, candidats, intervenants.), - Informer les personnes dans le domaine de la formation (épreuves de sélection, financement, suivi de la formation.) - Remettre des dossiers, reproduire et diffuser des documents en respectant la confidentialité, réaliser la mise sous enveloppe et l'envoi de courriers, - Réceptionner, traiter et suivre les appels téléphoniques, les courriers et les messages électroniques (apprenants, instances, .), - Gérer le secrétariat des instances et des réunions : convocation, préparation, accueil, prise de notes, rédaction des comptes rendus, des décisions., - Gérer les différentes activités dans le respect de la confidentialité: mouvements en formation, accidents du travail et présence des étudiants/élèves, mises en stage, épreuves de sélection IFSI/IFAS, certification des apprenants, dossiers financiers et scolaires, paiement des intervenants et indemnités / frais de déplacement des étudiants, suivi du financement des formations, facturation, - Réaliser des tableaux de bords et des rapports d'activités, - Assurer une veille réglementaire - Assurer le classement et l'archivage des documents, - Établir / actualiser, organiser et mettre en œuvre de processus, procédures, protocoles, modes opératoires dans son domaine.