La ville recherche son/sa assistant(e) de direction au sein de la direction de l'Education. Poste à pourvoir dès que possible. Catégorie C. Filière administrative. CDD 12 mois renouvelable MISSIONS : Gestion administrative (scolaire/périscolaire) - Assister le responsable dans l'organisation du travail de la Direction + gestion de l'agenda - Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif - Enregistrer les courriers arrivée/départ - Consulter, filtrer et trier les courriers électroniques dans le logiciel de gestion - Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions - Participer à la gestion et la mise en place des projets de la Direction - Organiser et gérer la mise en place d'évènements liés aux activités de la Direction - Gérer les fournitures de la direction (commandes et réassort) - Gérer le planning d'utilisation du véhicule de service - Recenser les besoins auprès des écoles (fonctionnement et investissement) et effectuer un chiffrage - Élaborer les tableaux de préparation budgétaire (écoles et Direction) - Suivre les budgets - Tableur Excel (services, écoles, ULIS, grève.) - Demander des devis auprès des fournisseurs et prestataires (fournitures, abonnements transport.) + planification des sorties scolaires auprès du prestataire - Vérifier, enregistrer et saisir des commandes dans le logiciel CIRIL - Suivre les livraisons, valider les factures, gérer les litiges. - Savoir rendre compte - Exécuter et suivre les procédures administratives - Être force de proposition en matière d'optimisation du service à rendre aux usagers - Rigueur, sérieux, discrétion professionnelle sont des prérequis. -Marchés Publics (Scolaire/Périscolaire) -PPMS (plan particulier de mise en sûreté) - Gérer le contenu des malles PPMS dans les écoles, commandes et réassort - Rechercher des informations, notamment réglementaires -Préparer et suivre les conventions des frais de scolarité et de restauration des enfants ULIS -Gestion administrative et budgétaire (DGA DEEC) SAVOIR-FAIRE - Traiter des dossiers et rédiger des documents administratifs - Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers - Gérer et actualiser une base d'informations - Vérifier la validité des informations traitées - Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion - Enregistrer ou saisir des données informatiques - Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion - Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers - Trier, classer et archiver des documents - Synthétiser et présenter des informations - Rechercher et diffuser des informations - Préparer les dossiers pour les instances SAVOIR-ETRE - Communication orale et écrite - Respect des obligations de discrétion et de confidentialité - Capacité à déterminer les priorités - Savoir mettre en place des outils de gestion