FINALITE DU POSTE Assurer un soutien opérationnel au fonctionnement des pôles Volontariat et Formation d'IFAID. - Assurer les activités administratives quotidiennes du pôle Volontariat - Organiser et optimiser les activités et les outils du pôle Volontariat - Soutien administratif de la coordonnatrice pédagogique du pôle Formation - Assurer des missions administratives transversales aux différents pôles d'IFAID DESCRIPTIF DES MISSIONS VOLONTARIAT/En lien direct avec la Responsable du pôle Volontariat, les missions sont les suivantes : Gérer le suivi administratif des missions VSI : Assurer le suivi des paiements mensuels (indemnités, remboursements) à destination des volontaires Suivre les congés des volontaires Ajuster et transmettre les outils de suivi budgétaire aux volontaires Suivre les dépenses de chaque mission de volontariat Appuyer la responsable du pôle sur le reporting des conventions financières : Mettre à jour les process en fonction des demandes des partenaires Préparer les bilans financiers pour chaque partenaire et financeur Mettre à jour les budgets prévisionnels en fonction des demandes des partenaires Appuyer la responsable du pôle dans la gestion administrative des préparations aux départs, de l'accompagnement au retour et du renouvellement des missions des VSI : Elaborer les contrats, avenants et attestations Accompagner le volontaire dans ses démarches de demande de visas Assurer l'interface avec les structures de couverture sociale auxquelles sont affilié-e-s les volontaires Effectuer les réservations de billets d'avion avec le prestataire concerné Formaliser les contrats avec les intervenants Appuyer la responsable du pôle sur le recrutement des volontaires : Mettre en forme et publier les offres de mission VSI Classer et gérer les dossiers de candidature Organiser les entretiens (convocations, lien zoom) Répondre aux candidatures FORMATION/En lien direct avec la coordonnatrice pédagogique, les missions sont les suivantes : Assurer l'accueil des apprenants et des intervenants Traiter les dossiers d'inscriptions des candidats à la formation Mettre à jour la BDD des apprenants, des formateurs et des jurys Etablir les conventions et contrats de travail des intervenants Suivre les absences mensuelles des apprenants Compléter les outils de reporting institutionnel (EOS.) mensuellement Établir et diffuser les plannings hebdomadaires Saisir les notes des apprenants Envoyer les questionnaires de suivi aux apprenants et aux intervenants Appuyer le pôle Formation dans la préparation d'événements : salons, journées portes-ouvertes, examens, jurys, cérémonie de remise des titres, etc. TRANSVERSAL Gérer le standard téléphonique Gérer le courrier Réserver les salles Gérer les commandes de fournitures administratives compétences à mobiliser : Connaissance des bases de la gestion administrative Notions de base en gestion budgétaire Maitrise des outils bureautiques Capacités rédactionnelles et facilités d'expression orale Capacité à organiser sa gestion du temps et travailler en autonomie Rigueur, adaptabilité, capacité à l'auto-apprentissage, capacité d'écoute et de reformulation, prise d'initiatives, aisance relationnelle, travail en équipe, ouverture d'esprit, Écoute et compréhension Poste en CDI à temps plein 37h semaine avec acquisition d'1 RTT/mois Annualisation du temps de travail, charte de télétravail 13ème mois, tickets restaurants, mutuelle Poste basé à Pessac Rémunération selon la classification de la convention collective des organismes de Formation Palier 9 / Indice 201/ 24 704 € brut annuel. Processus de recrutement : juillet/août présélection des profils du 8 au 12 septembre : entretiens physiques prise de poste au 1er octobre Merci de joindre cv à jour et vos commentaires de motivation dans le contenu de votre candidature