Descriptif du poste Missions principales: 1. Accueil physique et téléphonique - Assurer l'accueil des visiteurs, stagiaires, partenaires, intervenants - Répondre aux appels entrants - informer et orienter vers les bons interlocuteurs du centre de formation - Garantir une image professionnelle, bienveillante et dynamique de l'établissement. 2. Suivi administratif et facturation OPCO OCAPIAT : Constituer et suivre les dossiers administratifs de formation en lien avec l'opérateur OCAPIAT et les CFPPA de Bourgogne France Comté - Préparer les éléments nécessaires à la facturation et transmettre les justificatifs exigés - Assurer le suivi des conventions, des états de présence, des attestations et des relances - Tenir à jour les tableaux de bord et assurer une traçabilité rigoureuse des opérations. 3. Recrutement des stagiaires pour la formation modulaire en aménagement paysager: Mettre en œuvre des actions de sourcing - Réaliser les entretiens de positionnement et accompagner les candidats dans le montage de leur dossier en lien avec leur compte personnel de formation - Participer à la constitution des groupes de formation en lien avec l'équipe pédagogique et la direction - Tenir à jour les outils de suivi des candidatures et contribuer à leur amélioration. 4- Activités transversales : Collaborer avec l'équipe pédagogique et administrative pour garantir la qualité des parcours de formation - Participer à l'amélioration continue des procédures internes - Contribuer à la mise en conformité des dossiers avec les exigences qualité et les financeurs - Compétences et qualités requises: - Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook). - Connaissance des OPCO et dispositifs de financement de la formation professionnelle (OCAPIAT apprécié). - Utilisation d'un logiciel de gestion de la formation (galia) appréciée. - Capacité à commercialiser des formations Savoir-faire et organisation: - Capacité à gérer plusieurs missions en parallèle - Rigueur dans le suivi administratif et la gestion des documents - Organisation, méthode et gestion des priorités en autonomie -Savoir-être : - Aisance relationnelle et sens de l'écoute - Sens de la confidentialité et discrétion professionnelle - Adaptabilité face à des publics variés et à des contextes changeants - Esprit d'équipe, tout en étant capable de travailler de façon autonome - Force de proposition pour faire évoluer les outils et les procédures. Conditions particulières :poste basé en établissement avec accueil physique quotidien - Périodes de forte activité selon le calendrier de formation (recrutement, rentrées, clôtures.). - Prise de poste au 25 Aout 2025- contrat reconductible.