L'agent assure le secrétariat mutualisé des pôles Citoyenneté, Aménagement du territoire et Services techniques. Il/elle prend en charge les missions courantes de secrétariat et assure un appui transversal aux équipes dans la gestion administrative, logistique et budgétaire. Missions: Secrétariat général : - Rédaction, mise en forme et suivi des courriers - Gestion de l'agenda et prise de rendez-vous - Classement, archivage, gestion documentaire - Accueil physique et téléphonique du public et des partenaires - Préparation logistique et administrative des réunions Accueil du public et gestion des demandes : - Référent de la gestion des relations aux usagers - Accueil physique et téléphonique des administrés - Point d'entrée pour les courriels et courriers destinés aux 3 responsables de pôles - Identification de la nature et de l'urgence des demandes - Orientation des demandes vers les services ou agents compétents - Suivi des réponses et interventions réalisées par les services - Rédaction des courriers et réponses aux usagers Courrier / courriel : - Réception, enregistrement et traitement du courrier - Gestion de la messagerie électronique : tri, transmission, rédaction de réponses - Archivage et suivi des échanges Organisation et suivi : - Suivi, adaptation et optimisation du planning de travail, rendez-vous et visites des 3respnsables de pôles - Conception et mise à jour des outils de pilotage des activités des services - Traitement des demandes d'usagers ou d'entreprises - Gestion administrative des demandes de permissions de voirie Appui à la gestion budgétaire et administrative : - Préparation des bons de commande, enregistrement et suivi - Suivi des factures et des lignes budgétaires des 3 poles en lien avec le service finances - Suivi administratif des dossiers techniques ou d'urbanisme - Transmission des éléments nécessaires à l'élaboration des documents de commande publique Logistique et coordination : - Appui à l'organisation de réunions ou visites - Suivi des demandes de matériel en lien avec les services logistique et associatif - Interface avec les entreprises intervenant pour la commune En cas d'absence ou besoin de renfort de l'agent chargé de l'accueil général - Appui à l'accueil principal : - Accueil physique du public en mairie - Enregistrement du courrier entrant - Prise en charge des appels téléphoniques de premier niveau - Orientation des usagers vers les services compétents