La mission de l'Assistant.e de Direction au sein de la SAIEM de Draguignan Il.elle assiste le Directeur Général Délégué pour faciliter la mise en œuvre de sa mission, prendre en charge les tâches organisationnelles, trouver les informations et les transmettre, résoudre les questions pratiques ou secondaires pour faciliter l'exercice de la responsabilité du Directeur. Il.elle prend en charge le suivi complet de dossiers (consultation des prestataires transverses à l'ensemble de la société et gestion des contrats, mise en œuvre des procédures RGPD). Il.elle gère les conventions générales et réglementaires de la société, en veillant à garantir leur établissement dans les délais et leur mise à jour régulière (conventions APL, concessions d'aménagement...). Il.elle participe à la gestion administrative du personnel et anime la communication interne et externe. Il.elle gère les contrats des prestataires liés au fonctionnement général de la société (gestionnaire de paie, assurances, matériels, ..)et organise les évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, inaugurations,...). Ses activités principales - Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous ; - Gérer le courrier ; - Préparer, contrôler et fournir les dossiers et documents nécessaires (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses.) en amont des réunions et instances internes et externes ; - Suivre les réunions internes et établir des comptes-rendus ; - Organiser les conseils d'administration, les assemblées générales, comité de coordination, dans le respect des obligations légales et gérer les formalités légales ; - Contrôler les engagements juridiques transverses de l'entreprise (assurances, sous-traitance.) en centralisant et validant l'ensemble des contrats établis ; - Organiser la communication externe ; - Assister le Directeur dans le pilotage des processus internes et dans les outils de reporting ; - Gérer les achats de la société ; - Gérer les moyens généraux ; - Gérer les projets transverses et contrôler les obligations règlementaires de la société CUS, PSP, RGPD, élections représentants des locataires. ; - Animer la préparation des évènements de la SAIEM ; - Contribuer à l'ensemble des missions liées à l'administration du personnel, au recrutement, sous les directives du Directeur Général Délégué ; - Collecter et saisir les variables de paye sur le logiciel SILAE et valider, en lien avec le responsable comptable et financier, les bulletins de salaire ; - Assurer le respect des affichages obligatoires au sein de l'entreprise ; Son profil Bac + 2 Assistanat de direction ou support à l'action managériale. Une formation complémentaire en ressources humaines ou une appétence pour ce domaine serait un plus. Une connaissance du secteur d'activité de l'entreprise sera appréciée Expérience d'au moins 2 ans dans une fonction similaire. Ses connaissances techniques - Compétence en gestion administrative - Capacité rédactionnelle - Capacité d'organisation et de gestion du temps de travail - Connaissance des règles d'achat public - Maîtrise des outils bureautiques (en particulier Excel) et des logiciels spécifiques Son savoir être - Rigueur et sens de l'organisation - Analyse et synthèse - Aisance relationnelle - Adaptabilité - Force de propositions, esprit d'initiatives