MISSIONS PRINCIPALES : Dans un contexte de transformation numérique et de renforcement des exigences en respect des process et traçabilité, notre chargé (e ) d'appui à la direction aura pour mission d'appuyer la Direction Formation en fluidifiant et organisant les flux d'information, en consolidant les éléments utiles à la décision et en assurant le suivi du planning de mise en œuvre des actions. - Gestion documentaire et administrative dans le respect des process internes et de QUALIOPI : - Circulation, signature et organisation classement physique et/ou électronique (progiciel dédié, Teams 365) des documents stratégiques (notes, conventions, parapheurs.) - Elaboration et mise à jour de tableaux de bord et outils de suivi (Ex congé, missions ...) - Support bureautique et analytique - Réalisation de courriers et dossiers(Word), de présentations (PowerPoint , Canva.. ), mise en forme de documents stratégiques. - Analyse de données sur Excel (tableaux croisés dynamiques, graphiques, formules de calcul) - Appui de direction - Suivi de dossiers transversaux, coordination d'actions interservices, préparation de réunions, compte rendus & reporting - Préparation d'éléments d'analyse ou de prise de décision (recherches, notes, synthèses, points de vigilance) - Recherches ciblées, utilisation ponctuelle d'outils IA pour appuyer des synthèses, optimiser des process ou formaliser des supports - Suivi de plans d'action, alerte sur les échéances, relances internes et externes (ex : réponses Appels d'offres, régularité administrative des prestataires) - Élaboration de rétroplannings, animation d'outils de pilotage partagés - Gestion des AO prestataires, sécurisation du recueil et de l'actualisation des pièces administratives des formateurs externes sous-traitants - Accueil et renforcement des synergies - Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction du Pôle Formation - Organiser et assurer le suivi des réunions : lancement d'invitations pour les instances Pôle Formation et CCIR (CODIR, Commission, conseil de perf ) - Assurer la réservation de salles et la logistique nécessaire (commande de pauses boissons, réservation de déjeuners...) - Assurer l'interface des activités avec les différents services PROFIL : Diplôme(s) requis ou niveau d'étude : - Titulaire d'un Bac + 3 à 5 de type IUT/Ecole de gestion, Management ou Administratif - Gestion - Expérience professionnelle souhaitée d'au moins 3 ans sur un poste en lien avec les missions attendues de préférence en organisme de formation Compétences techniques : - Excellente maîtrise des outils de la suite MS 365 et autres outils IA (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Forms, Canva.) - Agilité dans l'utilisation de logiciels métiers (YPAREO), et plateformes dématérialisées - Esprit d'analyse et de synthèse, avec un goût pour les chiffres et les outils numériques - Aisance rédactionnelle Savoir gérer son activité dans un cadre de gestion complexe Compétences relationnelles : - Posture de bras droit, capable de prendre des initiatives et de sécuriser l'exécution des décisions - Aisance relationnelle adaptabilité, réactivité, capacité à travailler en équipe - Sens de la relation clients - Respect de la confidentialité, Qualité d'écoute, Goût du challenge Compétences organisationnelles : - Capacité à organiser, prioriser, alerter et structurer - Auto-contrôle - Rigueur - Disponibilité