Vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement du club et serez en charge de l'organisation administrative, de la coordination des différentes équipes, à la coordination des événements et de la communication du club vers les licenciés.Vous assumerez un rôle d'animateur de la vie associative du club auprès des managers, entraîneurs, bénévoles et dirigeants du club. Adhésion saison hockey sur gazon (de juin à fin sept) et en salle (de octobre à novembre). - Créer le lien d'adhésion Gazon sur Assoconnect - Le diffuser aux membres- Suivre le contrôler les adhésions - Saisir les licences Gestion de la boite mail du club / courrier postal - Prospection pour trouver de nouvelles écoles partenaires -- Suivre les prestations, leur facturation, leur paiement - Gérer les plannings des intervenants Stages - vacances toussaint - février-Pâques - Eté Au moins 1 semaine de stage pendant chacune de ces vacances (2 semaines min en été) Gestion administrative des stages : information, inscription, règlements, suivi des heures d'encadrement, dépenses de stage, suivi budgétaire des stages. Définir le planning d'encadrement - Préparer des courriers pour mise à la signature du président ou du bureau - Gérer les relations avec les différents interlocuteurs de la Mairie de Caluire pour le bon fonctionnement des deux clubs house, terrain, Algecos, espaces verts - Gérer le partenariat avec Hockey Player - Commande et livraison hebdo pour le snack/ bar - Gérer la prestation ménage : suivi des heures, contrôle de la prestation, commande de prestations spécifique avant des évènements - Gestion du planning de réservation des 3 minibus du club / Entretien Minibus En lien avec la trésorière - Préparer les AG, les Comités Directeurs (élaboration des présentations). - Gérer les notes de frais (les récupérer, les archiver, les comptabiliser) - Assister le trésorier pour le suivi des dépenses (factures) - Suivre les budgets des déplacements, événements, rémunérations - Gérer les dons (établir la liste et éditer des Cerfa) - Gérer le lien avec les organismes comme la mutuelle, l'URSSAF. Gérer les relations administratives avec la FFH, la ligue et les autres clubs du site en lien avec la direction sportive - Etablir et mettre à jour les plannings des entraînements et des compétitions (rencontres, championnats, tournois) - Etablir et mettre à jour les créneaux d'utilisation des équipements sportifs (salles, terrains, matériels) - Gérer les inscriptions des équipes et les candidatures du club aux tournois départementaux, régionaux, nationaux Participer à l'organisation des événements du club (match équipes fanions , festivités autour des matchs) tournois qualificatifs ou finaux, stages, etc.) Être présents sur les évènements cruciaux de la vie du club (matchs importants, TQ/TF à domicile, festivités particulières type présentation des équipes, soirée mécènes. Gérer les aspects logistiques : réservation de lieux, inscriptions, liste de tâches et coordination des bénévoles Gérer le ravitaillement de la buvette et organiser les roulements des équipes de services, gérer les commandes du club - Newsletters (hebdomadaire- à faire valider au Président), - site web, - réseaux sociaux (en lien avec le responsable des Réseaux Sociaux) - affiches, Mettre à jour régulièrement le site Internet du club Recruter et manager les services civiques du club Veiller à leur donner des missions (administratives, entrainement communication) et suivi de leurs heures Suivi des heures des jeunes coachs Présence le mercredi hors vacances scolaires Vacances : 3 semaines aout (ou dernière juillet + 2 premières semaines aout)1 semaine Noel,1 autre en cours d'année Horaires flexibles selon la vie du club, parfois en soirée ou le we conformément à la CCN du Sport