POSTE A POURVOIR : Immédiatement PRÉSENTATION DE LA SOCIÉTÉ Entreprise Sociale pour l'Habitat implantée depuis plus de 60 ans à Aix en Provence, Famille & Provence, en tant que société à mission, exerce sa mission d'intérêt général avec plus de 14.307 logements répartis sur 3 départements (13, 84 & 04), une quarantaine de communes et toujours la volonté d'entreprendre. Bailleur social composé de femmes et d'hommes œuvrant chaque jour pour construire l'habitat de demain, apporter des réponses efficaces aux enjeux du territoire, au plus près des habitants et des partenaires locaux. Avec plus de 50% de son personnel sur le patrimoine, FAMILLE & PROVENCE affirme sa préoccupation d'une gestion de proximité et d'une qualité de service améliorée visant à donner une pleine dimension humaine et sociale à ces missions. Appartenant au Groupe Habitat en Région, 2ème acteur HLM privé en France et opérateur social des Caisses d'Épargne nous partageons ensemble l'ambition de servir la cause de l'habitat social en plaçant l'humain et la prise en compte des habitants au cœur de notre stratégie. MISSIONS Rattaché au Directeur de Pôle : Assurer le secrétariat courant Apporter une contribution régulière dans le cadre de ses missions aux objectifs statutaires de la société à mission ACTIVITÉS Secrétariat Classique et Assistance des Directions Effectuer le secrétariat courant : gestion des fournitures, traitement réponse aux courriers institutionnels ou de réclamations, gestion agenda et des congés, accueil téléphonique, édition en envoi des publipostages Organisation et suivi des réunions : réservations de salle, invitations et rédaction des comptes-rendus Organiser le traitement des dossiers : numérisation des documents sur les outils métiers, classement, archivage, gestion documentaire Assistance Technique des collaborateurs du Pôle Assister les collaborateurs/trices du pôle dans le suivi administratif des dossiers selon les procédures en vigueur Participer à la chaine de traitement des dossiers sur progiciel : saisie BC/BT, facturation Secrétariat des Conseils de Concertation Locative (CCL) : planification des réunions, préparation de l'ordre de jour, rédaction des compte-rendu Réception, contrôle et enregistrement des attestation multirisque habitation fournies par les locataires ; envoi et suivi des relances Informer et orienter les partenaires, les prestataires et les clients ACTIVITÉS ANNEXES Participer à la polyvalence au sein du pôle Participer à la formalisation des procédures. Assurer le lien avec les autres services pour transmissions des informations et des données issues de l'activité du pole. LIEU DE TRAVAIL Poste basé à Aix en Provence Remboursement des frais professionnels selon barème en vigueur (hors trajet domicile/travail) RÉMUNÉRATION *cotisations salariales et patronales Base horaire 151H67 (37 heures par semaine + 12 jours de RTT soit 35h00/semaine) Rémunération mensuelle : 2.000€ Statut G3 (période essai : code du travail) Prime 13ème mois (au prorata temporis) Prime de vacances (au prorata temporis) Mutuelle (participation employeur à ce jour égale à 80% avec un plafond limite) Prévoyance (Décès, Invalidité & complément IJSS selon conditions) Prime Intéressement (selon accord en vigueur) Accord RTT Flexibilité Télétravail partiel possible selon autonomie Plan Epargne Retraite Obligatoire Titres restaurant (part. employeur 60%) Remboursements des indemnités kilométriques pour les déplacements professionnels selon barème en vigueur au sein de Famille & Provence. PROFIL Diplôme : Connaissance et maîtrise de la bureautique (Word, Excel, Powerpoint.) Connaissance des logiciels métiers souhaitée (notamment Maarch, PIH, Novamap) Connaissance et respect des procédures en matière contractuelle. Capacités d'initiatives, d'adaptation et autonomie