Offre n° 195XJDQ
Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

Actualisé le 04 août 2025

Assistance auprès de la direction Gérer les emplois du temps, le courrier, organiser les déplacements, les réunions. Préparer des dossiers permettant la prise de décision, réaliser des présentations. Assurer l'interface entre la direction et les opérationnels : organiser, planifier, contrôler leurs activités en fonction des objectifs définis. Exercer un rôle de support : relayer les consignes de la direction, partager les informations, de sources interne et externe, utiles aux collaborateurs. Actualiser, classer, archiver les dossiers et les fichiers clients et fournisseurs. Exercer un rôle de veille et d'alerte sur les informations significatives et les événements sensibles touchant l'entreprise. Gestion administrative et des ressources humaines Administrer le personnel : absences, congés, départs, bulletins de paie, déclarations sociales et fiscales, notes de frais, dossiers collaborateurs. Gérer les services généraux : assurances, sécurité, entretien, fournitures. Assurer le suivi des stocks et la logistique (approvisionnements, expéditions, livraisons).Gestion commerciale Renseigner et conseiller la clientèle, traiter et résoudre les litiges clients. Enregistrer et suivre les commandes, les en-cours, les crédits clients, effectuer les relances, veiller au recouvrement des impayés. Gérer les fournisseurs et les sous-traitants : suivre les contrats, régler et saisir les factures, négocier les tarifs. Établir des statistiques de vente, effectuer le reporting. Participer aux actions de communication externe de promotion des produits (présence aux salons professionnels).

Type de contrat

CDI
Contrat travail

Durée du travail

35H/semaine Travail en journée

Salaire

Salaire brut : Mensuel de 1900.0 Euros à 2300.0 Euros sur 12.0 mois
Primes
Téléphone mobile

Déplacements

Déplacements : Ponctuels

Profil souhaité

Expérience

5 An(s) - en tant qu'assistante de directionCette expérience est indispensable

Compétences

Accueillir, orienter, renseigner un public
Améliorer des procédures administratives
Assister les collaborateurs au niveau commercial et technique
Assurer la gestion administrative d'une activité
Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement
Assurer le suivi de dossiers administratifs
Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs
Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks
Classement, archivage
Classer des documents
Collaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiers
Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.)
Définir les plannings et congés de ses équipes
Développer et fidéliser la relation client
Elaborer des tableaux de bord
Fournir des informations claires et précises par téléphone
Gestion administrative
Gestion des agendas
Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc)
Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux
Gérer les plannings d'utilisation des équipements
Gérer un planning
Maintenir à jour les dossiers administratifs
Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
Mettre à jour un dossier, une base de données
Normes rédactionnelles
Optimiser la performance de l'organisation
Organisation d'évènements professionnels
Organiser des déplacements professionnels
Planification de réunions
Procédures administratives
Relayer de l'information
Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
Techniques de communication orales, écrites et numériques
Techniques de gestion du temps
Techniques de numérisation
Techniques de prise de notes
Traiter les factures et les rapprochements bancaires
Utiliser les outils numériques
Vérifier les factures et les paiements