Au sein de la Direction des assemblées et des affaires juridiques D 'EST ENSEMBLE établissement public Vos missions s'articulent autour de trois axes : 1 - le suivi des actes administratifs : - Vous assurez le suivi de la création des actes administratifs - Vous publiez les actes sur la plateforme dématérialisée Webdelib+ (étape réglementaire) 2 - la gestion documentaire - Vous préparez les pré-registres papier des décisions, arrêtés et délibérations, - Vous gérez la réception des annexes (conventions, contrats) aux délibérations (relations avec l'ensemble des services), - En lien avec la responsable des archives : o Vous constituez les fonds de dossier instances et les versez aux archives (fonds patrimonial de l'établissement) o Vous apportez votre soutien aux services pour le versement aux archives des fonds de dossier des projets terminés (délibérations et annexes attachées aux compétences aménagement, renouvellement urbain, etc.). 3 - l'Assistance auprès du responsable du pôle des assemblées - Dans le cadre du nouveau mandat, vous participez au côté du responsable de pôle à la préparation de son installation, - Vous préparez les instances - logistique et technique - (11 Bureaux et 5 Conseils de territoire par an) : mise en place des chevalets, préparation du vote électronique pour le Conseil de territoire,- Vous assistez aux séances - en journée pour les Bureaux de territoire (BT), cinq programmés en début de soirée pour les Conseils de territoire (CT)- : ordinateur, enregistreur audio (BT),émargement des élus (BT et CT), distribution des boîtiers de vote (CT), consigne entrées et sorties (BT et CT), suivi des votes des délibérations. Vous êtes un rouage essentiel dans l'interface avec les élu-e-s du territoire dans le cadre de la tenue des instances. - Vous assurez l'intérim du responsable pour la préparation des instances : la mise en forme, la préparation et l'envoi des convocations et ordres du jour, à partir du progiciel Airsdelib (conseil de territoire, bureau de territoire) en cas de besoin. - Vous accomplissez les formalités d'affichage papier (restreintes désormais aux avis d'enquête publique, à certains actes d'urbanisme) - Vous gérez les documents au sein du pôle des assemblées au côté du responsable de pôle : courrier, mails boîte générique, relations avec les institutions (préfecture, villes) - Vous recherchez et communiquez des données brutes à la demande des services - Vous assurez le suivi de la mise à jour de la base des contacts avec les villes