Référence CSP: O041250/905000442 Assistant de direction de DGA Assistant de direction : Assurer le secrétariat de la DGA "Qualité de Vie des Habitants" - Préparer les réunions et rendez-vous de la DGA - Assister à certaines réunions et établir les relevés - Gérer l'accueil physique et téléphonique de la DGA - Renseigner et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent - Assurer la communication montante et descendante entre la direction et les différentes directions et services du Pôle QVH (8 directions Ville et Agglo + 1 cellule administration générale) - Etre le relais administratif avec les Cabinets Ville et Agglo, les DGS et les autres Pôles des 3 collectivités, le secrétariat des Elus et la DRH - Aider et préparer à la mise en ½uvre de projets - Réaliser des travaux de mise en forme bureautique (courriers, mails, notes, présentations...) - Assurer le classement et l'archivage de la Direction (physique et dématérialisé) Référent.e administrative du Pôle : - Planifier, assister aux réunions de directions mensuelles du Pôle et en rédiger les comptes-rendus - Assister l'organisation et l'instruction des commissions municipale Qualité de Vie des Habitants et communautaire Culture, Loisirs, Sports, en lien avec le.la chargé.e d'administration du Pôle - Organiser et suivre le travail annuel sur les entretiens annuels d'évaluations professionnelles au niveau du Pôle et établir le tableau des avancements de grade et promotions internes pour le Pôle - Etre garant.e des délais dans la production et l'envoi des documents pour les instances (CODIR, BMA, Majorité, instances RH...) - Etre référent.e des logiciels métiers pour la DGA : logiciel de courrier Maarch et assurer le suivi des courriers dématérialisés ; outil de visioconférence GoToMeeting (habilitation à l'ouverture des salles visio) - Assurer le suivi du courrier interne (parapheurs, documents à la signature du DGA...) Gestion de projets - Animer le réseau des assistant.es du Pôle Qualité de Vie des Habitants - Contribuer et coordonner l'organisation des séminaires annuels des cadres du Pôle Qualité de Vie des Habitants - Contribuer à des groupes de travail - Participer aux différents groupes de travail liés au Projet d'Administration Convergences