Référence CSP: MINT_BA031SGB-107932 Groupe RIFSEEP : B 3 Vos activités principales : Assistante technique et comptable aux chefs de projets : - Élaboration, suivi et mise à jour des tableaux comptables - Suivi des appels d'offres - Contrôle des factures payées dans CHORUS Module Travaux - Saisie et suivi des demandes d'achat sur CHORUS Formulaire / CHORUS Module Travaux - Suivi des situations travaux dans le cadre des marchés travaux - Suivi des décomptes en fin d'opération - Accompagnement financier et administratif des chefs de projets - Suivi administratif et financier des marchés - Préparation des dialogues de gestion (P 152 - P 176 - P 303 - P216 - P 161) - Élaboration des prévisions de consommation des Crédits de Paiement en collaboration avec les chefs de projets En l'absence de la titulaire du poste comptabilité : - Saisie des demandes d'achat sur Chorus Module Travaux - Suivi des engagements et de la dépense des budgets gérés par la Direction de l'Immobilier - Assure l'interface comptable en étroite relation avec la cellule pôle pilotage de Marseille - Assure l'accueil téléphonique des interlocuteurs En l'absence de la titulaire du poste secrétariat : - Suivi et validation des missions des agents du SLI de Toulouse - Gestion de la flotte des véhicules mis à disposition des agents pour les déplacements professionnels - Prise de Rendez-vous avec le garage (DL) pour le respect des gammes de maintenance des véhicules - Élaboration de plannings de nettoyage et suivi de l'entretien courant des véhicules - Gestion et suivi analytique des télépéages et des cartes de distribution de carburants - Contrôle et vérification du bon usage des télépéages et des cartes de distribution de carburants - Engagement de la dépense et suivi du budget de fonctionnement du bureau (fournitures - consommables - mobilier) - Prise de notes, rédaction de compte rendus et de procès-verbaux de réunions - Réservation de salles de réunion - Interface RH local pour l'ensemble des agents du BRAIO Occitanie - Mise à jour du planning des congés pour l'ensemble des agents du BRAIO Occitanie - Interface en étroite collaboration avec la cellule secrétariat de la Direction de l'immobilier à Marseille - Préparation des entretiens professionnels pour l'ensemble des agents du BRAIO Occitanie - Accueil téléphonique des interlocuteurs et prise de messages Encadrement et management : - Encadrement et management du pôle administratif composé d'un agent administratif de catégorie C (comptabilité) d'un agent administratif de catégorie C (secrétariat) et de 2 apprentis. - Mise en place d'indicateurs d'activité et vérification de l'atteinte des objectifs - décloisonnement des activités au sein du pôle, mise en œuvre d'une politique de polyvalence et de continuité de service en toute circonstance - Mise en place d'une veille juridique - Réalisation des entretiens professionnels pour les agents du pôle