Missions principales Sous la responsabilité du délégué régional, l'assistant-e de direction assure l'administration générale de l'établissement régional. Il-elle travaille en étroite collaboration avec l'ensemble de l'équipe de la fédération (régionale, siège et autres régions), les adhérents et les partenaires externes. ________________________________________ Détail des missions Accueil - Tenue du standard téléphonique et gestion de la boîte mail générale (répartition des messages selon les besoins) - Accueil physique lors des formations, rencontres ou événements organisés Administration - Mise en œuvre de la dématérialisation des documents administratifs et comptables - Appui aux démarches administratives de l'association (ex. : BPF) - Soutien à la mise en œuvre des événements (préparation des dossiers, inscriptions, relances, communications .) - Rédaction de courriers, mails et autres correspondances Gestion comptable - Saisie comptable dans SAGE et interface avec le cabinet comptable - Rapprochements bancaires et suivi de la trésorerie - Établissement de la facturation, recouvrements si nécessaire - Règlement des fournisseurs - Suivi des opérations bancaires (virements salaires, adhésions, gestion du site bancaire, remises de chèques) - Suivi des cotisations adhérents et reversements à la fédération nationale - Demandes de devis commerciaux Gestion des ressources humaines - Préparation des éléments de paie, suivi des congés et absences - Gestion des titres-restaurant et des notes de frais Communication - Participation à la réalisation et diffusion des supports de communication de l'établissement régional (newsletters, flyers.) - Coordination de l'observatoire national des entreprises d'insertion - Mise à jour du site internet de la fédération régionale - Création et diffusion de supports pour le GRAFIE (newsletters, communication web) - Mise à jour du site internet du GRAFIE Gestion administrative de l'organisme de formation - Suivi des inscriptions - Préparation et envoi des documents administratifs liés aux formations (devis, conventions, convocations, certificats.) - Facturation, encaissements, relances - Relations avec les formateur-rices, les OPCO, les stagiaires et les entreprises ________________________________________ Profil recherché - Qualités et compétences Savoir-faire : - Excellente expression écrite et capacité de correction orthographique - Maîtrise de la suite Office : Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Publisher - Aisance dans la prise en main de nouveaux outils numériques (ex. : Mailjet, Wordpress, Drupal, Digiforma, SAGE, Canva, Airtable, Google Forms, LinkedIn, Silae, UpOne, Adobe) Savoir-être : - Excellent relationnel - Esprit collaboratif, sens du collectif - Autonomie, réactivité, sens de l'initiative - Rigueur, organisation, gestion des priorités - Force de proposition et créativité