Activités du poste - Planifier les interventions des aides à domicile au regard du service à rendre aux personnes en - perte d'autonomie, handicapées ou âgées. - Vérifier la conformité des plannings enregistrés au regard des plans d'aide. - Garantir la fiabilité des informations transmises pour la facturation. - Participer à la facturation des prestations. - Être force de proposition pour toute mesure propre à optimiser l'organisation du travail des aides à domicile. - Il (elle) transmet les informations utiles au suivi des situations à ses collègues et/ou son responsable de secteur et alerte sur les situations d'urgence. Planification : - Mettre en œuvre les principes et procédures de planification définis avec le/la responsable de secteur et les adapte en fonction des différents aléas afin d'assurer une continuité de service 7J/7 - Organiser les remplacements (prévus ou de dernière minute) sous couvert du/ de la responsable de secteur en interne ou via des prestations d'intérim. - Informer et être l'interlocuteur direct des aides à domicile et des bénéficiaires sur toutes les questions relatives aux plannings. - Éditer tous documents utiles aux bénéficiaires et/ou aides à domicile, après contrôle du/de la responsable de secteur (plannings, courriers, convocations...) - Recenser et saisir les congés et autres absences programmées des aides à domicile. - Éditer les tableaux nécessaires au suivi des prises en charge administratives par le/la responsable de secteur. - Assurer le suivi quotidien de la télégestion et la gestion des anomalies. - Assurer la continuité du service en cas d'absence de son homologue. Participation aux éléments de facturation : - Comptabiliser et valider les heures effectuées sur un mois par les aides à domicile, grâce à la télégestion et aux feuilles de présence et transmettre les bordereaux d'heures à la DRH ou aux agences d'intérim. - Faire remonter les heures sur la plateforme de facturation du Département. - Vérifier les prises en charge avant validation des factures aux bénéficiaires. - Contrôler les heures facturées par les agences d'intérim. Participation à la vie du service et de la collectivité : - Participer à l'accueil téléphonique du service en cas d'absence de l'agent d'accueil. - Participer à des réunions de service ou de la collectivité. - Participer le cas échéant, à des groupes de travail et/ou de coordination. Profil recherché Connaissances - Connaissance géographique de la Ville. - Connaissance du public âgé et handicapé. - Connaissance du secteur de l'aide à domicile. Savoir faire - Rédiger et analyser des documents simples. - Analyser et synthétiser l'information. - Maîtriser l'outil bureautique (Word, Excel...) et être à l'aise dans l'utilisation de logiciels spécifiques (applications Lancelot, Perceval, Arcad, Solisad...). Qualités - Sens du service public - Rigueur et conscience professionnelle - Organisation - Aisance relationnelle - Sens de la collaboration et du travail en équipe - Respect du secret professionnel - Ponctualité Conditions d'exercice particulières - Horaires et rythmes de travail par roulement sur la base de 36h40 donnant droit à des RTT : 7h30-12h00 et 13h10-16h00 ou 8h30-12h00 et 13h10-17h00 - Il (elle) devra assurer périodiquement et par roulement une astreinte téléphonique entre 12H00 et 13H30 et 17H00 et 20H00 en semaine et entre 08H00 et 20H00 les week-ends et jours fériés. - Du fait d'une nécessité de continuité de service, l'agent devra s'organiser avec son/sa responsable de secteur pour que sa période de congés ne se chevauche pas avec celle de son homologue. Les missions, activités et horaires pourront être amenés à évoluer en cas de besoins du service.