Description : Le CHPH recrute un(e) secrétaire à l'Institut de Formation en Soins Infirmiers / Institut de Formation aux Aide-Soignant(e)s H/F 100%, poste à pourvoir dès que possible. Activités : Activités liées à l'accueil Accueil et orientation des personnes (apprenants, intervenants, personnes extérieures.) à l'institut ; Réception et traitement des appels téléphoniques et ou des messages électroniques ; Gestion des affichages divers au sein de l'institut, à destination du public, des apprenants et des personnels ; Liens entre directeur/formateurs/ apprenants/partenaires. Gestion administrative et pédagogique Gestion du secrétariat de direction ; Gestion des épreuves de sélection pour les formations AS et IDE ; Reproduction et diffusion de documents, de dossiers ; Gestion des stocks de produits, de matériels relatifs à son domaine ; Commande, réception et diffusion des documents nécessaires à la formation ; Prise de notes, rédaction et mise en forme des courriers, notes, documents, rapports, procès-verbaux ; Gestion du courrier ; Préparation des dossiers en vue du jury final pour l'obtention du diplôme d'Etat d'aide-soignant et infirmier Gestion des dossiers, archives et courriers : classement, archivage, . ; Constitution et gestion de la tenue des dossiers de formation des élèves et étudiants ; Préparation des évaluations théoriques (sujets, listes émargements...) ; Saisie informatique des résultats des évaluations théoriques et cliniques sur le logiciel « gestion de la scolarité » avec le formateur référent ; Saisie des absences sur le logiciel « gestion de la scolarité » avec le formateur référent ; Préparation des documents pour les instances Élaboration des conventions et courriers et relatifs aux stages, envoi des conventions et annonces de stage ; Elaboration des courriers pour les intervenants extérieurs, mise à jour des dossiers pour rémunération des intervenants. Missions secondaires Elaboration des rapports annuels d'activité, en collaboration avec la coordinatrice pédagogique ; Déclaration des accidents de travail des apprenants ; Préparation des salles et de l'accueil pour certaines réunions et instances ; Contribution à la réalisation de procédures et participation à la démarche qualité ; Préparation des journées portes ouvertes en collaboration ; Participation à la communication extérieure dans le cadre du plan d'attractivité de l'institut. Compétences attendues Maitrise de l'expression écrite et orale ; Maitrise des techniques d'accueil et aptitudes relationnelles ; Maitrise des applications bureautiques ; Maitrise des nouvelles techniques de communication ; Rigueur et organisation ; Priorisation et anticipation ; Adaptation et esprit d'initiative ; Sens du travail d'équipe et du travail en réseau ; Capacité à rendre compte de ses activités ; Sens de la confidentialité. Une expérience de secrétaire de direction ou de secrétaire administrative serait un plus. Informations complémentaires Type de contrat : CDD de 3 mois Conditions de travail : Horaires de travail 35h/semaine - CA et RTT selon protocole Avantages : - Temps de repas inclus dans le temps de travail ; - Accès aux formations ; - Mobilité interne ; - Psychologue du travail ; - Amicale ; - Salle de sport ; - CGOS dès le 1er mois ; - Possibilité de logement. Étude des candidatures sur lettre de motivation et CV.