MISSIONS : Le ou La Chargé (e) d'Accueil de l'agence de Gestion Locative assure des tâches contribuant à la gestion d'un patrimoine et/ou de clientèle, avec notamment des fonctions d'accueil et de gestion administrative. A ce titre, le ou la Chargé (e) d'Accueil de l'agence de Gestion Locative -Assure l'accueil au sein de son entité de rattachement ; -Procède au traitement, y compris sous PRH, des demandes, informations et réclamations ne nécessitant pas d'investigations ou démarches particulières. -Contribue à l'image de marque de l'entreprise par la qualité de sa prestation. ACTIVITES PRINCIPALES : Accueil o Assurer l'accueil téléphonique et physique de l'agence o Recueillir les informations, et demander, si besoin, des éléments complémentaires, orienter vers les collaborateurs ou services internes/externes concernés o Gérer les courriers : mettre une date de réception dès l'arrivée du courrier (réception, transmission, etc.) o Centraliser tous les courriers départs et en assurer l'envoi par voie postale o Tenue d'un chrono pour les courriers arrivés et les courriers départs o Mettre à jour la base de données locataires (coordonnées téléphoniques) o Enregistrer les réclamations client et transmettre au collaborateur concerné o Donner les réponses de premier niveau o Assister les locataires dans certaines opérations administratives et rédactionnelles o Tenir à jour un tableau de bord (courriers, appels, mails, réception physique, messagerie.) Gestion de la logistique de l'agence o Vérifie régulièrement les stocks de fournitures. Passe les commandes, validées par le Responsable d'Agence, quand cela est nécessaire. Vérifie la concordance livraisons/commandes et mise à disposition aux collaborateurs concernés. o Interface avec les interlocuteurs en relation avec le fonctionnement de l'agence o Réception, Initialisation des factures liées au fonctionnement de l'agence dans le logiciel de traitement comptable SAGE L1000 et classement o La transmission hebdomadaire des originaux des factures liées au fonctionnement au siège de l'entreprise o Communiquer toute information au service (congés, absences, notes de service.) Gestion administrative de l'Agence o Scanner et classer dans la GED tout document entrant et sortant o Participer à la saisie des enquêtes SLS et biennale en lien avec les chargés de gestion o Participer à la saisie des attestations d'assurance habitation en lien avec les chargés de gestion Information sur la demande de logement Relations locataires o Assister les locataires dans certaines opérations administratives et rédactionnelles o Saisie de la demande de logement o Informer et orienter la clientèle sur les modalités d'enregistrement de leur demande sur le site SNE via le Guichet Unique o Sensibiliser les locataires sur la situation de leur solde locataire et participer au traitement du précontentieux Le titulaire du poste sera amené à assurer certaines activités de l'assistant (e) d'agence en cas d'absence (congés .) PROFIL : -BAC +2/ BTS Assistante de gestion PME/PMI o Expérience dans le secrétariat o Métier accessible aux débutant(e)s COMPETENCES : Savoirs : -Maitrise bureautique et progiciel -Connaissance du patrimoine et de la gestion locative Savoir-faire : -Capacité à s'adapter aux différents interlocuteurs -Capacité à transmettre une image positive de l'organisme -Capacité à transmettre les messages clairs -Capacité à discerner ou apprécier les situations urgentes -Capacité à travailler en équipe Savoir-être : -Bonne présentation et qualités d'écoute -Rigueur et discrétion -Capacité à gérer l'agressivité et les conflits