- Gestion des modules de formation et des stagiaires ; - Gestion des formateurs ; - Gestion du système qualité QUALIOPI et de la documentation ; - Aide à la gestion de l'association (communication ; marketing ; secrétariat ; programmation culturelle). Principaux interlocuteurs externes : Les formateurs / - Les financeurs / - Les entreprises / - Les stagiaires Niveau d'accès - Notions de didactique et enseignement des langues - Expérience en organisme de formation ou en milieu associatif - Connaissance profonde du référentiel QUALIOPI, d'EDOF et de tout le système « CPF ». Activités principales - Gestion des formations - Rédaction et mise à jour des modules de formation - Élaboration des outils pédagogiques - Rédaction des procédures et matrices internes - Gestion de l'intégration de la documentation et des consignes des organismes financeurs - Gestion des formateurs - Recrutement , intégration et suivi des formateurs - Réalisation des entretiens professionnels et/ou annuels des formateurs - Gestion de la formation continue des formateurs - Gestion du système QUALIOPI - Piloter la mise en place et l'amélioration du système qualité - Travailler avec l'ensemble des collaborateurs pour créer un système qualité efficace - Piloter la communication qualité (indicateurs, documentation, .) - Gérer le système documentaire sous l'intranet - Sensibiliser le personnel au système qualité mis en place - Préparer et réaliser/faire réaliser les audits internes - Suivre le traitement des réclamations des tiers - Piloter les plans d'actions liés à la qualité (réclamations clients, dysfonctionnements, .) - Gestion de la veille réglementaire - Gestion CPF : - Entretien, test de niveau et orientation stagiaire vers type de formation - Élaboration dossier CPF, envoi communication, envoie convocation stagiaire et formateur - Préparer les documents nécessaires (règlement stage, feuilles émargement, conventions, attestations, questionnaires, etc.) - Gérer tous les tableaux concernant le CPF : tableau suivi de formation, tableau inscription examen, tableau satisfaction, etc - Agender entrées et sorties de formation et le faire sur le site EDOF - Suivi des stagiaires (contrôler périodiquement, au moins 1 fois /mois, voir plus vers la fin de l'année, les feuilles d'émargement), gérer tout type d'appel du stagiaire, gestion problèmes signalés - Inscriptions aux examens, envoie identifiant connexion et guide, veiller qu'ils passent l'examen - Post-formation : attestation de stage, feuille présence examen etc., livret pédagogique - Archivage - Gestion et mise à jour site EDOF - Gestion WEDOF - Relation avec les formateurs : Contrôle bonnes pratiques, gestion des problèmes signalés ; Élaboration système de contrôle des pratiques pédagogiques ; Paiements mensuels, distribution cours ; Élaboration contrats ; Entretien annuelle. - Organisation des programmes, des niveaux, des nouveaux cours ou des ateliers - Organisation du calendrier de cours et vacances - Organisation atelier didactique formation formateurs (1 fois/an) + attestation de présence - Gestion QUALIOPI : - Mise au jour de procédures et des formats - Préparation audit - Contrôle documentaire - Veille réglementaire - Contrôle et renouvellement conventions organisme certificateurs. Pour le DCL une fois chaque 3 ans. Il faut refaire toute la demande de certification - Contrôle et renouvellement conventions organisme certificateurs. Pour le CLOE, possible audit 1 fois/an - Elaboration BPF à envoyer à la DIRECCTE - Gestion du standard transmission aux services, envoi du courrier, diffusion de l'information en général. - Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, comptes-rendus, procès-verbaux, rapports.) tri, classement, archivage, etc. - Gestion associative - Création du PV de l'AG, etc.