En tant que secrétaire administratif/ve, vous jouerez un rôle crucial en assurant le bon fonctionnement du bureau et en apportant votre soutien à l'équipe de direction. Vous serez chargé(e) d'effectuer diverses tâches administratives, de coordonner les activités du bureau et de maintenir une communication efficace au sein de l'organisation. Votre souci du détail, votre sens de l'organisation et votre capacité à mener plusieurs tâches de front vous permettront de vous acquitter avec succès de vos responsabilités. Responsabilités du secrétaire administratif 1. Traiter et gérer toute la correspondance entrante et sortante, y compris les courriels, les lettres et les appels téléphoniques. 2. Maintenir et mettre à jour le système d'archivage, en veillant à ce que tous les documents soient correctement organisés et facilement accessibles. 3. Planifier et coordonner les réunions, les conférences et les déplacements de l'équipe de direction. 4. Préparer et distribuer les ordres du jour, les procès-verbaux et les autres documents nécessaires. 5. Aider à la préparation de rapports, de présentations et d'autres documents commerciaux. 6. Gérer l'inventaire des fournitures de bureau, commander de nouvelles fournitures en cas de besoin et veiller à la bonne maintenance du matériel de bureau. 7. Accueillir et aider les visiteurs, en les orientant vers la personne ou le service approprié. 8. Gérer et tenir à jour les calendriers du bureau, en fixant des rendez-vous et en rappelant aux employés les événements ou les échéances à venir. 9. Coordonner les communications internes et externes, notamment acheminer les appels, prendre les messages et répondre aux demandes de renseignements. 10. Aider à la planification et à l'exécution des événements de l'entreprise et des activités d'engagement des employés. 11. Collaborer avec d'autres membres du personnel administratif afin d'assurer l'efficacité des activités du bureau. Secrétaire administrative Compétences requises 1. Excellentes capacités d'organisation et de gestion du temps pour hiérarchiser efficacement les tâches et respecter les délais. 2. Un grand souci du détail et de la précision dans le traitement des tâches administratives. 3. Maîtrise des logiciels de bureautique tels que la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). 4. Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale, y compris une étiquette professionnelle au téléphone. 5. Capacité à maintenir la confidentialité et à traiter des informations sensibles avec discrétion. 6. Solides compétences interpersonnelles pour travailler efficacement avec des collègues à tous les niveaux de l'organisation. 7. Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision et à faire partie d'une équipe. 8. Connaissance de base des équipements et systèmes de bureau. 9. Capacité à résoudre des problèmes et à prendre des décisions pour résoudre efficacement des questions administratives. 10. Solides compétences multitâches pour gérer simultanément plusieurs projets 11. Notion de comptabilité (Important) Qualifications requises 1. Diplôme de fin d'études secondaires ou équivalent ; un certificat ou une formation supplémentaire en administration de bureau ou dans un domaine connexe est un atout. 2. Expérience confirmée en tant que secrétaire administratif ou dans une fonction administrative similaire. 3. Maîtrise de l'outil informatique 4. Familiarité avec les procédures de gestion de bureau et les principes comptables de base. 5. Connaissance des logiciels et équipements de bureau. 6. Solides compétences en matière de communication écrite et orale. Horaires 8h00.12h00.13h.16h sur Halluin pour 35h semaine du Lundi au vendredi dans petite structure Expérience indispensable