Missions : - Sous la responsabilité du Directeur, assiste l'ensemble des services de l'entreprise dans la gestion administrative des activités : - Assure le suivi des véhicules de l'entreprise, - Assure le suivi des pointages et des notes de frais en lien avec le service RH centralisé, - Assiste les Chargés d'affaires dans le suivi administratif des affaires, - Assiste les chargés d'affaires dans les réponses aux appels d'offres, - Assiste le service QSSE sur les accès site, les aspects administratifs et le suivi des aptitudes médicales et habilitations, - Assiste les différents services de l'entreprise dans la rédaction des commandes. Principales tâches RH - Centralise les pointages des équipes travaux, - Saisit les pointages dans l'outil informatique prévu et contrôle la cohérence, - Enregistre les pointages des personnels hors travaux, - Saisit les notes de frais travaux. Affaires - Met à jour le carnet de commande client selon les éléments reçus, - Ouvre les numéros d'affaire sur DEAL, - Veille à la mise à jour EROS auprès des Chargés d'affaires dès le début des affaires, - S'assure de l'envoi des accusés de réception des commandes clients avec les chargés d'affaires, Assure le suivi de la facturation avec les Chargés d'affaires sur la base du tableau de facturation EROS, - Consolide les brouillons de factures pour envoi au service facturation centralisé, - Rédige et envoie les commandes fournisseurs sur affaires ou structure, - Rédige les contrats de sous-traitance liés aux affaires en lien avec les Chargés d'affaires, - Réalise un tableau de synthèse hebdomadaire des heures réalisées sur affaires, - Réalise un tableau hebdomadaire des dépenses engagées sur affaires, Gestion de la flotte véhicule entreprise - Tient à jour la liste des véhicules de l'entreprise, - Récupère le kilométrage des vhicules mensuellement, - Assure le suivi des cartes carburant associées aux véhicules de service. Administratif - Veille à la mise à jour administrative des plateformes clients, - Gère les commandes de fournitures et consommables, Réalise les dossiers administratifs dans le cadre des appels d'offres. QHSE - Gère les demandes d'accès des intervenants sur sites clients, - Participe à la rédaction des documents d'affaires (plan de prévention, PPSPS, Modes opératoires, .), - Assure le suivi des visites médicales et des formations. Communication - Newsletter - Site Internet - Likedin Responsabilités / Autorités / Relations - Relations hiérarchiques - Est sous la responsabilité hiérarchique du Directeur. - Relations fonctionnelles - Est en relation avec les services de l'entreprise dans leurs domaines respectifs. - Relations Externes - Représente l'entreprise auprès des clients en lien avec les chargés d'affaires sur les aspects administratifs et suivi des affaires. - Est en relation avec les autorités et les administrations (inspection du travail, organisme de contrôle, .) dans le cadre de ses missions. -Est en relation avec les fournisseurs dans le cadre de ses missions. - Est en relation avec les sous-traitants dans le cadre de ses missions. Fonction de remplacement : - Compétences - Compétences techniques - Utilisation d'outils bureautiques (Excel, Word, Power Point, MS Project, Outlook) - Maitrise de SAP Obligatoire - Capacité à communiquer en anglais (oral et écrit) et l'espagnol serait un plus - Connaissance des règles administratives applicables dans le cadre des affaires, - Connaissances et application des règles de Santé Sécurité et Environnement applicables dans les activités de l'entreprise, Compétences managériales - Posséder un sens aigu de l'organisation et une grande rigueur - Capacité à communiquer par oral et écrit - Initiative, anticipation, organisation - Autonomie - Disponibilité - Travail en équipe Aptitudes / Formations - Formation à la gestion des contrats de sous-traitance - Formation aux outils informatiques de l'entreprise