Créé en 1997, AXYS est un bureau d'études d'ingénierie en pleine croissance, expert dans la gestion des énergies et spécialisé dans le domaine des lots techniques du bâtiment. Notre savoir-faire reconnu, nous permet de travailler auprès de prestigieux clients. Au sein d'une équipe de 4 personnes et sous la responsabilité de la PDG de l'entreprise, vous serez en charge des missions principales suivantes: Administratif : - Rédiger, mettre en forme et envoyer les dossiers et documents techniques et financiers (dossiers de maitrise d'œuvre, analyse d'offres, PV de réception.), - Gérer les appels téléphoniques, - Gérer et archiver les mails, - Assister les ingénieurs, - Organiser et préparer les réunions (accueillir les clients, préparer les salles), - Accueillir les clients et préparer les salles de réunion, - Gérer les habitations / badges. Communication - Gérer les communications internes et externes, - Mettre à jour les plateformes admin & OPQIBI, - Répondre aux concours. Administration des ventes - Préparer les devis, - Relancer et enregistrer les commandes clients, - Relancer les retards d'encaissements, - Saisir les encaissements, - Préparer les tableaux de suivi / KPIs, - Être le garant des commandes et des dépenses saisies : o Sur Everwin / GX : saisir les commandes, le prévisionnel des heures et des dates de remise (prévisionnel de facturation), o S'assurer des dépenses des ingénieurs bien renseignées (nb heures / ingénieurs correct), o Valider les Notes de frais, o Enregistrer les factures sous-traitants, o Valider les dépenses. Compétences requises : - Organisation, - Flexible, - Sens de l'anticipation, - Rigueur, - Capacité d'analyse et de synthèse, - Qualité rédactionnelle, - Sens du relationnel, - Dynamique, - Avenant. CDI 39H