VOS MISSIONS - Assurer le secrétariat des deux directions - Gestion du planning des directeurs et de leurs adjoints - Organisation et pilotage administratif des réunions - Mise en forme des courriers ou des rapports, maîtrise du publipostage sur Microsoft Office - Etroite collaboration avec l'ensemble des équipes des 7 sites de la DOP - Accueil téléphonique et physique - Autres activités d'assistance aux directeurs sur les dossiers - Reporting aux directeurs Missions spécifiques mécénat : - Suivi et gestion des conventions et formulaires de dons - Envoi des reçus fiscaux et CERFA - Contacts téléphoniques avec les donateurs, les services et les partenaires - Soutien à la politique de reconnaissance - Coordination des réunions et comités mécénat - Coordination trimestrielle du renouvellement des posters et flyers mécénat sur les 7 sites Missions spécifiques DOP : - Rédaction des comptes-rendus des réunions DOP bimensuelles - Préparation et suivi des CTI Missions RH : - Organiser l'accueil des nouveaux arrivants de la DOP et de la DRIM - Gérer les formations des 2 directions et les déplacements des cadres des deux directions - Saisie des congés dans Gestime des directeurs et de l'encadrement Missions logistiques : - Organisation des commandes de fournitures, de prestations et des demandes d'interventions auprès du magasin hôtelier, veiller à la tenue des locaux communs - Demande, et suivi, des interventions auprès des services informatiques et auprès des services techniques - Aide ponctuelle à l'équipe du mécénat PROFIL : Formations et/ou qualifications requises : - Formation aux techniques de secrétariat (dactylographie, rédaction, classement, organisation) - BTS Assistant Manager ou équivalent Savoir-faire requis : - Excellente orthographe - Connaissance du secteur public hospitalier et/ou de l'institution AP-HP - Très bonnes qualités relationnelles - Réactivité, dynamisme, esprit d'initiative, autonomie - Sens de l'organisation, rigueur et efficacité - Capacité à anticiper et à mémoriser des informations de domaines différents, curiosité d'esprit Connaissances associées : - Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) - Maîtrise de la messagerie Outlook : gestion des agendas et des courriels - Application Doodle pour l'organisation des réunions et de Teams - Logiciel Gestime (gérer les absences des collaborateurs des deux directions) - Logiciel SAP pour effectuer les commandes Postuler via le lien suivant: https://recrutement.aphp.fr/jobs/job-redirect?extId=2025-18127&source=exchange&idOrigine=502