Hospitalisation à Domicile (HAD) de l'Assistance Publique des Hôpitaux de Paris (AP-HP), et plus particulièrement le service clinique HAD adulte recherche un(e) Encadrant(e) des secrétariats médicaux (H/F) avec pour missions principales : - La gestion RH de l'ensemble des équipes secrétaires (effectif de 29 quand complet) - La gestion des plannings des secrétariats pour assurer la continuité de la réponse des secrétariats d'Unités de soins - La supervision de l'activité de la fonction secrétariat : veiller à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies par l'équipe de secrétaires - Manager et animer ; management des différentes équipes, accompagnement aux évolutions Les activités : Management des Ressources Humaines : - Gestion et encadrement de l'équipe de secrétaires en distanciel ; contact régulier par téléphone ou par déplacement auprès des secrétaires d'Unités de soins ; réunions hebdomadaires au siège avec l'équipe de renfort, réunions en distanciel mensuelles avec l'équipe inter us et l'équipe US. - Gestion du process de recrutement, contacts directs et régulier avec les équipes, gestion des conflits, management en distanciel, entretiens annuels. - Gestion des plannings et répartition des moyens et ressources humaines sur l'ensemble des US par le biais des 3 équipes (US, équipe inter US/ renfort), et gestion des demandes de congés / absences selon les effectifs disponibles. - Recrutement, organisation et suivi de l'accueil des nouveaux recrutés. Recrutement de RCA (remplacement congés annuels) - Identification des besoins en formation suivi de l'évaluation des résultats (avec plan de formation) Contrôle qualité : - Supervision de la qualité de l'activité de secrétariat sur les unités de soins, veille sur l'évolution des pratiques, réalisation de procédures, accompagnement sur évolutions des méthodes. Accompagnement de la communauté à la transition secrétariat administratif vers secrétariat médical - Suivi de la prestation « facturation Idel » en collaboration avec le service Economat / Finances de l'HAD - Organisation de webinaires à destination des secrétaires pour maintien des connaissances et pratiques sur le dossiers patients et l'ensemble des thématiques/ logiciels relatifs au secrétariat Les missions spécifiques : - Conseille la cheffe de département et les cadres paramédicale et administratif du département sur les choix et les projets propres au secrétariat d'US - Participe au développement et à la valorisation de l'HAD par diverses missions et projets Moyens logistique à disposition : - Smartphone - PC portable - Véhicule de service du département à disposition Poste basé au siège de l'HAD (14 rue Vésale 75005), avec des déplacements réguliers sur les unités de soins. Repos week-end et jours fériés. Possibilité de 2 jours de télétravail par mois Profil recherché : - Expérience confirmée dans un poste où les qualités et savoirs faires sus mentionnés ont pu être développés. Une expérience en gestion RH est un plus. - Connaissance / pratique fluide de la bureautique sous Windows (Word, Excel, ) Savoirs faire requis : - Connaitre le métier de secrétaire, de préférence en milieu hospitalier ou en milieu médical - Appétence pour les thématiques RH, logistiques et administratives - Capacité d'animer et mobilisation une équipe autour des projets variés - Fixer des objectifs et évaluer les résultats - Traiter et résoudre les situations conflictuelles