Rattaché au Responsable comptable ou au Directeur administratif et financier Votre mission principale : L'Office Manager est chargé de la gestion administrative, logistique et financière du bureau. Il ou elle veille à ce que les opérations de l'entreprise se déroulent efficacement et que les collaborateurs disposent des ressources nécessaires pour accomplir leurs tâches dans un environnement de travail optimal. Responsabilités principales : 1. Gestion administrative : o Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier (entrant et sortant). o Planification des réunions et gestion des agendas des dirigeants. o Organisation des déplacements professionnels (réservation de billets, hôtels, etc.). o Gestion des documents administratifs (archivage, classement, contrats, etc.). o Suivi des contrats de maintenance et gestion des relations avec les prestataires (nettoyage, IT, fournitures, etc.). 2. Gestion des ressources humaines (support RH) : o Aide à l'intégration des nouveaux employés (onboarding). o Suivi des congés et absences, gestion des notes de frais. o Contribution à l'organisation d'événements internes (séminaires, team building). o Participation à la gestion des formations et à l'application des procédures internes. 3. Gestion des tâches comptables : o Enregistrement des opérations comptables courantes (factures fournisseurs et clients, notes de frais, paiements, etc.). o Préparation et saisie des écritures comptables dans le logiciel de comptabilité. o Suivi des comptes clients et fournisseurs, préparation des règlements. o Gestion des rapprochements bancaires. o Archivage et classement des pièces comptables (factures, relevés bancaires, etc.). 4. Suivi administratif et financier : o Préparation des documents nécessaires à la réalisation des déclarations fiscales (TVA, URSSAF, etc.). o Suivi des encaissements et décaissements de l'entreprise. o Collaboration avec le service comptabilité pour les paiements et factures. o Gestion des relances clients pour les paiements en retard. o Mise à jour des documents administratifs liés aux opérations comptables (contrats, bons de commande, etc.). 5. Gestion des achats : o Commande et gestion des fournitures de bureau et des équipements. o Suivi des contrats avec les fournisseurs (renouvellement, négociation). 6. Gestion des locaux : o S'assurer du bon fonctionnement des locaux (réparations, entretien général). o Assurer la sécurité et la conformité des espaces de travail. o Gestion de l'agencement des bureaux et de l'équipement informatique. 7. Support aux équipes : o Assister les différentes équipes dans la réalisation de leurs tâches administratives. o Faciliter la communication interne en diffusant les informations importantes.