Auprès du directeur, de l'administrateur-rice général-e et en lien permanent avec l'ensemble de l'équipe de direction de la Haute école des arts du Rhin, l'Assistant/e de direction est chargé(e) d'assurer le secrétariat de cette partie de l'établissement, à savoir : 1) Assister la Direction dans la mise en oeuvre de l'activité et la gestion quotidienne : - Accueil, prise de rendez-vous, organisation de réunions ; - Relation avec les membres fondateurs de l'établissement, les élus locaux et leurs secrétariats, les partenaires locaux, nationaux et internationaux et leurs différentes instances ; - Effectuer les activités et travaux de secrétariat (suivi des agendas, frappe et mise en forme de documents, classement, fichier des contacts.) ; - Assurer le suivi du courrier physique et numérique, et sa diffusion (tri, distribution, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage) et veiller à sa mise en forme ; - Gérer de manière autonome certains dossiers spécifiques et/ou transversaux ; - Assurer le secrétariat des réunions du Comité de Direction et des réunions de service ; - Assurer l'organisation et le suivi des dossiers des déplacements : administration générale, ordres de mission, bons de commande. 2) Organiser la préparation logistique des instances et en particulier du Conseil d'administration : - Préparer le Conseil d'administration (invitation, organisation, constitution des dossiers), assurer le suivi des délibérations (contrôle de légalité/publication/classement), contribuer au suivi et à l'organisation des renouvellements de mandat (élections, désignations) ; - Organiser et assister à certaines réunions (convocations, réservations de salles, préparation des dossiers, logistique, rédaction des comptes rendus). 3)Activités secondaires : - Accueillir et renseigner les agents et les différents interlocuteurs ; - Contribuer à l'amélioration des règles et des procédures nécessaires au bon fonctionnement administratif de l'établissement (rédaction de notes de procédures, mise en place de circuits, etc.) ; - Etablir des tableaux de bord de suivi d'activités ; - Prendre en charge des dossiers transversaux, rédaction de conventions - Coordination de la supervision des conventions - Organiser le classement et la diffusion de la documentation de l'établissement. Informations complémentaires : - Congés à prendre prioritairement pendant les vacances scolaires, - Déplacements occasionnels sur le site de Mulhouse. PROFIL RECHERCHÉ : Caractéristiques du poste nécessitant une grande polyvalence et capacité d'adaptation à des situations variées Intérêt artistique Savoirs : - Culture administrative au sein d'une collectivité ou d'un établissement public ; - Techniques de secrétariat ; - Connaissance de l'anglais et/ou de l'allemand Savoir-faire : - Accueil et renseignement des interlocuteurs ; - Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel, Outlook, Powerpoint ; - Qualités rédactionnelles ; - Gestions des plannings ; - Organisation logistique de réunions (CA, CODIR, réunion de service); - Capacité à prendre des initiatives, notamment en cas d'urgence ; Savoir-être : - Qualités relationnelles, d'accueil, sens de la diplomatie ; - Capacité à travailler en équipe et en autonomie ; - Sens de l'organisation - Rigueur - Méthode - Discrétion professionnelle - Capacité à s'adapter à des publics divers Poste à pourvoir au 1er janvier 2026 Lieu et service d'affectation : site d'arts de Strasbourg