Poste à temps partiel 80%, principalement sur le site de Lamagistère. L'agent exercera ses fonctions sur les jours et horaires suivants : Lundi, mardi, jeudi et vendredi de 9h30 à 12h30 et de 13h30 à 16h30 ; le mercredi de 13h à 17h. Les congés annuels, formations et absences programmées seront à planifier en décalage avec la personne en binôme du bureau des entrées SMR/HTP/MEDECINE. - Accueil téléphonique : renseignements, orientation des demandes vers les professionnels concernés si besoin, prise en compte de la demande. - Accueil physique des professionnels. - Travail de bureautique : frappe et mise en forme de documents, rapports, courriers divers, traitement du courrier, des dossiers, affiches (enregistrement, tri, diffusion et archivage). - Gestion parcours administratif patients USLD, résidents EHPAD papiers et informatiques (GAP avec ELAP et dossier soin informatisé HOSPILINK et TITANLINK) et IJTRACE : - Rencontre familles pour restitution dossier d'inscription - Enregistrement des dossiers d'inscription (via Trajectoire et/ou papier) sur liste d'attente - Participation à la commission d'admission hebdomadaire - Mise à jour des tableaux de suivi (liste d'attente et suivi, statistiques.) - Réalisation des dossiers d'admission (papier, ELAP, IJTRACE, HOSPILINK et TITANLINK) pour Hébergement Temporaire ou Permanent - Rencontre familles pour remise du livret d'accueil et signature contrat de séjour (gestion agenda pour prises rdv) - Suivi des aides APA et dossiers APL (constitution dossier, envoi, tableaux statistiques) - Attestation de présence (rédaction, envoi) et classement documents (mutuelles, RC...) - Mise à jour annuelle des contrats de séjour (tarifs), et avenants - Gestion des sorties : saisie sur dossier (papier, ELAP, IJTRACE, Excel), carte et recueil condoléances si décès et archivage des dossiers administratifs et médicaux. - Préparation du Conseil de la Vie Sociale : ordre du jour, convocations, participation aux séances et rédaction du procès-verbal. Lors des remplacements du binôme, en complément : - Gestion parcours administratif patients SMR, MEDECINE et HTP papiers et informatiques (GAP avec ELAP et dossier soin informatisé HOSPILINK) et IJTRACE : - Préparation des documents liés à la prise en charge du séjour (caisses SS, prolongation PEC mutuelles, etc.), et faire signer les documents au patients/familles/référents. - Préparation du tableau des prolongations de séjour SMR - Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance. - Facturation des prestations diverses du SMR et de la MEDECINE (téléphone, location télévision, eau, traitement linge) et suivi de relances (émission titres sur ELAP si non-paiement). - préparation hebdomadaire du fichier des personnes à prévenir du SMR et de la MEDECINE. - saisie des résultats d'enquêtes de satisfaction des patients du SMR et de la MEDECINE.