QUELLE SERA VOTRE MISSION AU SEIN DE KOELIS ? Rattaché(e) à la direction, vous assurez un soutien administratif et opérationnel au Président et au comité de Direction, et prenez en charge la gestion d'activités administratives liées à la gestion de KOELIS. QUELLES SERONT VOS ACTIVITES PRINCIPALES ? Soutenir le Président et le Comité de Direction dans ses tâches administratives et opérationnelles - Assurer la gestion des documents et archives administratives, notamment légales, auprès du Président et du Conseil d'Administration. - Organiser et gérer les réunions du Président et du Comité Exécutif (ordres du jour ; invitations ; réservation salles de réunion ; rédaction, diffusion, archivage des comptes-rendus ; logistique matérielle) - Mettre en page, diffuser, archiver des documents (courriers, contrats, accords de confidentialité, notes de direction, etc.). - Gérer les relations avec les partenaires (associations professionnelles, etc.). - Assurer le standard téléphonique, filtrer les appels et orienter les demandes. Organiser les déplacements en France et à l'international - Gérer les relations, suivre et négocier les contrats avec les prestataires (hôtels, agence voyage, leasing voiture). - Gérer la plateforme de réservations de voyages (profils et droits utilisateurs). - Gérer le véhicule de société (plateforme de réservation, maintenance véhicule). - Effectuer des réservations occasionnelles pour la Direction (taxi, avion, train, hôtels), et en particulier les abonnements du Président. Support au quotidien aux salariés et aux autres services de l'entreprise - Apporter son soutien dans l'organisation d'événements internes (séminaires d'entreprise, points communication, audits, etc.) - Intranet : participer à la rédaction et mise en ligne des contenus, vérifier les informations et les mettre à jour quand nécessaire. - Gestion des appels téléphoniques entrants avec la société qui gère notre standard - Suivre le stock de fournitures de bureau, passer des commandes, gestion et optimisation du local de fournitures - Commander des plateaux-repas, être le référent sur les plateformes repas externes (Refectory, Hop Lunch, Class Croûte ...) - Gérer les stocks des services aux collaborateurs (café.) - Être un support au coordinateur services généraux et à d'autres directions si besoin