Le chargé de formation H/F est une véritable interface entre les stagiaires et l'équipe de Business K Concept, l'Assistant(e) de formation prend en charge et s'assure de la bonne gestion administrative des dossiers des stagiaires, des formateurs et du bon déroulement des formations dont il/elle a la charge. Pour cela, le chargé de formation H/F devra avoir déjà eu une expérience dans un centre de formation et idéalement être à l'aise avec Chorus, Dokelio, Kairos et Qualiopi. Voici ses missions: ACCUEIL : - Assure un accueil téléphonique et physique - Renseigne sur l'offre de formation et les conditions d'accès - Analyse et transmet les messages si l'interlocuteur ne peut être joint SUIVI ADMINISTRATIF DES FORMATIONS : 1/ Formations POEI et POEC - Collabore à la réponse client (données administratives) - Participe en cas d'accord à la mise en œuvre et au bon déroulement de l'action - Assure son suivi en fonction des spécificités et contraintes 2 / Préparation et ouverture d'une formation - Etablit les dossiers administratifs des stagiaires, assure leur suivi et archivage - Elabore et transmet les documents obligatoirement liés au parcours du stagiaire (contrats, conventions, convocations, livret d'accueil, attestations etc.) - Renseigne les informations sur le logiciel Kairos, DIGIFORMA - Etablit et assure la transmission des documents concernant les formateurs (lettres d'engagement, autorisations de cumul, fiches d'émargements, etc) - Participe à l'ouverture de la formation - Prépare et participe aux réunions d'ouverture et de clôture 3/Suivi de la formation - Effectue le suivi des présences et transmets les éléments aux différents financeurs (OPCO, France Travail) - Si nécessaire, prépare les conventions de stage en entreprise - Prépare les conventions et assure la saisie dans DIGIFORMA 4/ Fin de formation - Etablit les attestations de fin de formation, relevés d'acquis, diplômes - Procède au classement et à l'archivage des dossiers de la formation et des candidats, adapté au contexte spécifique de BK GESTION FINANCIERE - Elabore la fiche financière de l'action - Assure la saisie des éléments financiers dans kairos, DIGIFORMA (conventionnement) - Prépare et transmet les éléments nécessaires à la facturation sur CHORUS PRO (contrats, conventions, relevés d'heures etc.) - Etablit si nécessaire les bilans financiers des actions - Assure le suivi des règlements pour les stagiaires individuels payants et effectue les relances de premier niveau - Suivi de la facturation sur tableau excel