Mission Rattaché au Directeur Général des Services Adjoint - Ressources, vous avez pour mission de l'assister dans l'exercice de ses fonctions, faciliter la coordination des activités du pôle ressources et assurer le suivi administratif, logistique et documentaire. Vous contribuez à la fluidité des échanges internes et externes. Activités principales Appui à l'organisation et à la planification : - Gérer l'agenda du DGS Adjoint Ressources (organisation des réunions, entretiens et déplacements) et assurer la gestion de sa boîte mail fonctionnelle ; - Organiser les réunion (élaboration de l'ordre du jour, logistique, réservations, convocations des participants, préparation des dossiers) ; - Suivre les échéances et priorités du pôle ressources. Gestion documentaire et administrative : - Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs ; - Organiser et gérer le classement physique et numérique des documents ; - Gérer le suivi de la signature des parapheurs et leur diffusion. Communication et coordination : - Assurer l'interface entre le DGS Adjoint Ressources et les structures de l'université ; - Diffuser les informations pertinentes aux interlocuteurs internes et externes ; - Contribuer à l'actualisation des espaces collaboratifs (intranet, bases de données). Accueil et orientation : - Accueillir et orienter les interlocuteurs internes et externes ; - Traiter les appels téléphoniques et les courriels, prioriser les demandes. Organisation des déplacements : - Organiser les déplacements professionnels du DGS Adjoint Ressources : ordres de mission, réservations (transport, hébergement), suivi des remboursements. Qualité et projets transversaux : - Structurer et actualiser les procédures, tableaux de bord et outils de pilotage associés ; - Appuyer la planification et le suivi des projets transversaux (jalons, échéances, livrables) à l'aide d'outils de gestion de projet ; - Anticiper les besoins, alertes et points de coordination pour faciliter la prise de décision ; - Être force de proposition pour optimiser l'organisation, les méthodes de travail et la diffusion d'une culture qualité au sein du pôle ressource. PROFIL RECHERCHÉ Formation et expérience professionnelle Formation Bac à Bac+2 orientée vers l'assistanat de direction ; Maîtrise des techniques de prise de notes ; Appétence pour la rédaction et la mise en forme de comptes rendus de réunion ; Bonne maitrise des outils bureautiques. Compétences et qualités requises Maîtriser les modes de communication écrite ou orale ; Savoir rédiger des comptes rendus de réunion ; Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint, faire face aux situations d'urgence ; Savoir faire preuve d'initiative et savoir rendre compte ; Savoir s'adapter aux changements ; Être capable de suivre et respecter les échéances et de gérer les priorités ; Savoir partager l'information et communiquer sur cette information ; Adapter sa posture et ses méthodes aux interlocuteurs et aux situations.