Définition : réaliser le secrétariat scolaire, le suivi des dossiers et rendez-vous d'inscription des adjoints pédagogiques. Organiser pour le Chef d'établissement le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques. Positionnement du poste - Liaisons hiérarchiques : le Chef d'établissement et la Secrétaire de direction - Liaisons fonctionnelles : adjoints pédagogiques, comptabilité, vie scolaire, enseignants, AESH, familles, élèves, inspection d'académie, direction diocésaine de l'enseignement Catholique. - Gestion des dossiers : d'inscription, pré-inscription, bourse, orientation, - Gestion scolaire des listes de classe, options et des options Activités principales - Accueil physique et téléphonique des familles, élèves, visiteurs externes et livreurs - Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques - Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage) - Prises de rendez-vous des inscriptions, tenue de l'agenda des adjoints pédagogiques - Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux, arrêtés - Prise de notes et rédaction de compte-rendu - Préparation et suivi des dossiers : préinscriptions, inscriptions, réinscriptions - Reproduction et numérisation de documents, création de documents - Classement et archivage numérique des documents : courriers, notes, compte-rendu, décisions - Diffusion des informations sur Ecole Directe - Gestion élèves et familles : dossier bourse, dossier orientation, transports AESH, - Assistance pédagogique pour les événements annuels (examens, stages, oraux,) Savoir-faire requis - Utilise des outils informatiques : logiciels Word, Excel, Charlemagne, SIECLE, ARENA - Capacité confirmée à la communication (écoute, disponibilité, relationnel, sens du contact, écrit), capacité à travailler en équipe et en partenariat. - Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que les personnes - Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel (RGPD) - Renseigner les interlocuteurs - S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés - Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, des rendez-vous - Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courriers, notes, dossier.) - Organiser et prioriser les activités du secrétariat - Autonomie dans l'organisation du travail. - Capacité à rendre compte et à expliquer. - Discrétion et confidentialité quant aux situations repérées. Relations professionnelles les plus fréquentes - Les Chefs d'établissement, les Responsables des services - Partenaires : Rectorat, DDEC, établissements d'enseignement public ou privé, - Partenaires sociaux (référent de scolarité, médecin scolaire, SESSAD, ASEI, .) - Le personnel de l'établissement pour l'accueil et la transmission d'informations - Les parents, les professeurs, les élèves, les adjoints Expérience et connaissances souhaitées : - Bureautique - Techniques de secrétariat - Techniques d'accueil physique et téléphonique - Connaissance générale de la gestion et organisation d'un établissement d'enseignement Catholique - Connaissance des lois et décrets des instances - Classement et archivage - Communication / relations professionnelles Poste à temps complet 35h/sem Répartition du travail : semaine haute sur temps scolaire 40h/sem Semaine basse 30h/sem chaque première semaine des vacances scolaires Semaine de conge ou RTT chaque deuxième semaine des vacances scolaires (toutes les 7 semaines) Contrat à durée déterminé de remplacement (congé maladie). Rémunération selon convention collective CCEPNL